Krav til dokumentasjon

Alle prosjekter har behov for å planlegge og dokumentere arbeidet som utføres.

Publisert: 19.10.2022 – Endret: 19.10.2022

Dokumentasjonen vi ber om å få oversendt lages ikke i utgangspunktet spesielt for oss, foruten oversendelsesbrevene. Vi forventer at prosjektene selv trenger dokumentasjonen, i henhold til god prosjektstyring og prosjektledelse.

Dokumentasjonen kan tilpasses størrelsen og kompleksiteten til prosjektet. Vi krever ikke at informasjonen vi etterspør må være som egne dokumenter. Vi baserer saksbehandlingen på den informasjonen vi får, og ikke på dokumentene. Infrastrukturforvalter står derfor fritt til å avgjøre hvor mange dokumenter som blir utarbeidet og om noe av dokumentasjonen skal slås sammen. Det som er viktig er at det i oversendelsesbrevet til oss vises til de ulike punktene vi krever for melding og/eller søknad, og hvor man kan finne dokumentasjonen tilhørende punktene. En slik henvisning vil være aktuell uansett om dokumentasjonen er vedlagt som et eget dokument eller som et kapittel i et annet dokument. Dette vil lette saksbehandlingen og redusere saksbehandlingstiden.

Kontaktperson

Vi ønsker navn, telefonnummer og e-postadresse til kontaktpersonen som vi kan ta kontakt med ved spørsmål om melding eller søknad. Vi ønsker at det oppgis én hovedkontakt.

Systembeskrivelse

Systembeskrivelsen skal gi alle som deltar i utviklingen eller endringen av et system det samme bildet av systemet, dets anvendelse og grensesnitt mot tilliggende systemer. En systembeskrivelse bør beskrive før-situasjonen, og situasjonen etter at endringen trer i kraft. Det bør legges særlig vekt på å beskrive sikkerhetsfunksjoner og sikkerhetskrav. Spesielle systemfunksjoner, spesielle komponenter, fagtekniske termer og forkortelser bør forklares.

Systembeskrivelsen bør også inneholde en forklaring på hvorfor det nye systemet eller endringen innføres. Det er viktig å tenke på at systembeskrivelsen også skal gi alle som senere deltar i prosessen det samme bildet av systemet, anvendelsen og grensesnitt mot tilliggende systemer.

Systembeskrivelsen må tilpasses prosjektet. For et mindre komplekst system vil systembeskrivelsen kunne være relativt kort, mens for et mer komplekst system vil systembeskrivelsen være mer omfattende.

I tillegg til å beskrive systemet og endringen godt i skriftlig form, kan det også være hensiktsmessig å vise til tegninger, illustrasjoner og figurer m.m. Nedenfor er en liste med noen eksempler på hva som hjelper til å beskrive systemet:

  • Planer, som skjematisk sporplan og kabelplan
  • Tegninger, som oversiktstegninger og detaljtegninger
  • Figurer, skisser og illustrasjoner
  • Fotografier
  • Målevognbilder
  • Bilder, også fra 3D-modeller
  • Forriglingstabeller
  • Kart
     

Ofte inneholder prosjektet etablering eller endring av andre systemer enn jernbaneinfrastruktur. Dette kan for eksempel være veiomlegging eller utbedring av naboeiendommer. Også slike forhold kan omtales i systembeskrivelsen og er en naturlig del, særlig ved nedlegging av planoverganger.

Kravgrunnlag

Kravene til sikkerhetsstyringssystem i sikkerhetsforskriften, god prosjektstyring, kvalitetsstandarder (eksempelvis ISO 9001) og RAMS-standarden (EN 50126) krever at alle relevante krav blir identifisert og fastsatt.

For å sikre at sikkerhet og kvalitet oppnås, må infrastrukturforvalter ha gjennomgått og fastsatt kravene til prosjektet.

Kravgrunnlaget kan være ulike kilder, eksempelvis:

  • lov- og forskriftskrav
  • europeiske krav (TSI-er)
  • nasjonale tekniske krav
  • krav som stilles av andre myndigheter
  • krav i virksomhetsinterne bestemmelser
  • styringssystem
  • teknisk regelverk
  • prosjektinterne krav
  • standarder
  • nye funksjonskrav
     

Kravgrunnlaget kan omhandle både tekniske og funksjonelle krav. Kravene skal kunne spores tilbake til sin opprinnelse.

Det må foreligge en oversikt over kravene som planlegges brukt. Oversikten vil nødvendigvis være et «levende» dokument, og ved melding og søknad sendes gjeldende versjon. Selve kravteksten trenger ikke oversendes med mindre vi ber om det.

Hvis det er avvik fra kravgrunnlaget, skal avvikene dokumenteres sammen med virksomhetens behandling og vurdering av hvert enkelt avvik i henhold til virksomhetens interne rutiner.

Dersom det er avvik fra myndighetskrav (lover og forskrifter), må avviket unntaksbehandles av respektive myndighet (for eksempel oss). Se kapittel 7 Unntak for mer informasjon.

Krav i samtrafikkforskriften og TSI-er

For at det skal kunne gis tillatelse til å ta i bruk strukturelle delsystemer, må delsystemet tilfredsstille de grunnleggende kravene i samtrafikkforskriften. De grunnleggende kravene blir utdypet i TSI-er. Det må derfor identifiseres om det finnes TSI-er som er relevante, og eventuelt omfanget. I Norge gjelder TSI-ene for hele jernbanenettet, men det må identifiseres hvilke TSI-er som eventuelt skal oppfylles. Se vurdering av om TSI skal anvendes lengre ned.

TSI-er gjelder ikke i Norge før de er implementert som forskrift. Dette innebærer at vedtatte TSI-er som gjelder i EU, ikke alltid er gjeldende i Norge. Dersom Norge har fått innvilget særtilfeller fra TSI-en, vil disse fremgå av forskriften som implementerer TSI-en. En oppdatert oversikt over gjeldende TSI-er finnes på regelverkssiden.  

Det er også mulig å søke unntak fra bruk av TSI-er, jamfør samtrafikkforskriften § 2-3.  

Nasjonale tekniske krav m.m.

De nasjonale kravene til jernbaneinfrastruktur er gitt i jernbaneinfrastrukturforskriften.

Dersom det ikke er mulig å følge de nasjonale tekniske kravene, kan Statens jernbanetilsyn gi unntak. Se kapittel 7 for en nærmere redegjørelse for unntak fra nasjonale tekniske krav.

Krav som stilles av andre myndigheter

Det kan også være andre myndigheter som stiller krav til jernbaneinfrastrukturen.

Dette gjelder blant annet:

  • krav i plan- og bygningsloven som hører inn under ansvarsområdet til kommunene
  • krav til strømforsyningsanlegg (inkludert selve kontaktledningsanlegget) som også hører inn under ansvarsområdet til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)
  • krav til frekvens og sendestyrke på radioutstyr som hører inn under ansvarsområdet til Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (NKOM)

Vi følger ikke opp krav satt fra andre myndigheter. Det er den enkelte myndighet som følger opp sine krav. Samtidig er det også slik at en tillatelse til å ta i bruk delsystemer fra oss ikke omfatter forhold som reguleres av andre myndigheter. Vi forutsetter at nødvendige godkjenninger og tillatelser fra andre myndigheter foreligger før delsystemet tas i bruk. Det er søkers ansvar å sørge for at krav fra andre myndigheter er tilfredsstilt.

Standarder

Bruk av standarder kan være lovpålagt, påkrevd i henhold til virksomhetens styringssystem eller som et prosjektinternt krav.

Jernbaneinfrastrukturforskriften stiller krav til at jernbaneinfrastruktur prosjekteres, bygges og testes i henhold til nasjonale og internasjonale standarder. Teknisk regelverk (TRV) og Trafikkregler for jernbanenettet (TJN) regnes i denne sammenheng som nasjonale standarder.

Forskriften krever også bruk av RAMS-standardene EN 50126 ved bygging av ny jernbaneinfrastruktur. Ved endring skal det vurderes om EN 50126 er hensiktsmessig å bruke.

I tillegg skal EN 50128 og EN 50129 benyttes ved:

  • prosjektering av signal
  • anskaffelse av nytt signalanlegg
  • endring i elektroniske anlegg

Krav i virksomhetsinterne bestemmelser

Virksomhetens styringssystem skal inneholde krav til prosedyrer og tekniske krav. Prosedyrer er bestemmelser som beskriver hvordan personell i virksomheten skal utføre og dokumentere bestemte oppgaver, for eksempel å prosjektere, bygge og vedlikeholde. Tekniske krav inneholder krav som utfyller forskriftskrav som virksomheten stiller til de tekniske systemene (for eksempel virksomhetens tekniske regelverk), samt beskrivelser av de tekniske systemenes utforming og hvordan de virker.

Før innføring av et nytt delsystem eller endring av eksisterende delsystem må det vurderes om det er behov for å oppdatere styringssystemet, eksempelvis:

  • om de eksisterende bestemmelsene kan overholdes for den nye eller endrede jernbaneinfrastrukturen
  • om det er behov for å endre eller innføre nye rutiner. Eksempelvis ettersyn- og vedlikeholdsrutiner, oppdatering av kompetansekrav, etc.

Dersom det er identifisert behov for endring eller innføring av nye bestemmelser, eller det er behov for unntak fra virksomhetsinterne bestemmelser, bør dette gjenspeiles i aktiviteter i sikkerhetsplanen. Det er virksomheten selv som gir unntak fra krav i virksomhetsinterne bestemmelser.

Prosjektinterne krav

Prosjektinterne krav er krav som gjelder for prosjektet. Dette vil ofte være krav som er stilt i forbindelse med prosjektbestillingen, eller elementer som fremkommer av egne analyser i prosjektet.

Forutsetninger og tiltak fra risikovurderinger kan for eksempel være prosjektinterne krav.

Vurdering av om TSI-ene skal anvendes

Infrastrukturforvalter skal vurdere hvilke TSI-er som skal anvendes – eventuelt hvilke deler av TSI-en som skal anvendes, dersom dette er aktuelt.

Prosjektene må følge kravene i TSI-ene som er relevante for prosjektet. Søker kan ikke selv unnlate å følge krav i TSI-ene, uten å dokumentere at dette er utenfor prosjektets omfang, eller eventuelt søke om unntak fra kravet.

De tekniske kravene i TSI-ene skal bare anvendes der det gjøres endringer. Det er derfor mulig at kun noen av kravene i TSI-ene vil anvendes i et prosjekt. Derfor må prosjektene ha en oversikt over hvilke delsystemer og hvilke krav i TSI-ene som skal anvendes. Dette er også viktig for prosjektet med tanke på avtalen prosjektet må inngå med teknisk kontrollorgan (NoBo), men også i kommunikasjonen med oss. Se mer informasjon om teknisk kontrollorgan i kapittel 6.

Fremdriftsplan

Fremdriftsplanen er prosjektets oversikt over aktivitetene som skal gjennomføres, og når de skal utføres. Enkelte prosjekter har flere faser med både permanente og midlertidige endringer. For slike prosjekter kan det da være nødvendig med flere tillatelser underveis i prosjektet. Det kan være lurt å ha god dialog med oss om de ulike fasene.

En fremdriftsplan er et «levende» dokument. Det kan være behov for å oppdatere planen underveis i prosjektet. Ved tidspunktet for melding og søknad sendes den gjeldende planen.

Planlagt tidspunkt for ibruktaktelse bør klart fremkomme i meldingen/søknaden.

Sikkerhetsplan

Formålet med å utarbeide en sikkerhetsplan er at den som skal innføre et nytt delsystem eller gjennomfører en endring, tvinges til å utarbeide en strukturert prosess og identifisere i hvilke faser det er behov for å gjennomføre aktiviteter som reduserer risiko.

Sikkerhetsplanen må inneholde informasjon om hvordan sikkerhetsstyringen av prosjektet er tenkt ivaretatt. I sikkerhetsplanen må det fremkomme organisering og ansvars- og myndighetsforhold.

I tillegg må sikkerhetsaktivitetene i prosjektet være identifisert, samt når og i hvilke rekkefølge de er tenkt utført. Et prosjekt vil som regel være styrt gjennom virksomhetens sikkerhetsstyringssystem og eksisterende prosedyrer og bestemmelser. Det er viktig å identifisere de delene av virksomhetens styringssystem som inngår i styringen av prosjektet. Sikkerhetsplanen kan henvise til disse.

Når sikkerhetsplanen er utarbeidet, brukes den til å styre arbeidet, slik at utviklingen av prosjektet foregår på en strukturert og veldokumentert måte.

Sikkerhetsplanene kan typiske innhold følgendepunkter (vurderinger): 

  • Sikkerhetsfilosofi og strategi, RAMS-policy
  • Sikkerhetsplanens omfang
  • Systembeskrivelse og grensesnitt
  • Rollebeskrivelser, ansvarsforhold, kompetanse og sammenheng mellom aktører
  • Beskrivelse av livsløp og sikkerhetsoppgaver i hver fase
    Beskrivelse av risikovurdering, RAMS-krav, verifisering og validering, prosjektering og evalueringer gjennom livsløpet
  • Detaljer rundt RAMS-leveranser fra livsløpsfasene (rapporter, etc.)
  • Prosess for fremskaffelse av sikkerhetsbevis
  • Prosess for sikkerhetsaksept av systemet
  • Prosess for sikkerhetsaksept av systemendringer
  • Prosess for å analysere drift- og vedlikeholdsytelse for å sikre at realisert sikkerhet er i henhold til krav
  • Prosess for vedlikehold av sikkerhetsdokumentasjon, inkludert farelogg og bruksbetingelser
  • Grensesnitt mot andre planer og programmer
  • Begrensninger og antagelser i planen
  • Systemer for styring av leverandører fra søkerens perspektiv
    • Hvilke leverandører og underleverandører finnes og hvordan styres disse
  • Krav til periodiske sikkerhetsrevisjoner, sikkerhetsevalueringer og sikkerhets-gjennomganger gjennom livsløpet, inklusive uavhengighet for utførende personell
  • Aktivitetsliste med ansvarsallokering og tidsangivelser (RAMS-program)

En plan er et «levende» dokument. Det vil sannsynligvis være behov for å oppdatere planer fortløpende.

Oppdatering vil for eksempel være nødvendig:

  • hvis forutsetninger endres
  • beslutninger endres
  • nye opplysninger eller ny kunnskap blir kjent
  • ved organisasjonsendring i prosjektet
  • ved endret ansvar for aktiviteter
  • ved endring i omfang
  • hvis omgivelsene, lover eller forskrifter endres

Dersom det på meldingstidspunktet ikke foreligger detaljerte planer for organisering av sikkerhetsarbeidet og sikkerhetsaktiviteter for alle kommende faser vil det i de fleste tilfeller være tilstrekkelig med en overordnet beskrivelse av organisering og aktiviteter sammen en plan for oppdatering av sikkerhetsplanen.

Dersom EN 50126 skal anvendes, stiller denne krav til innhold i sikkerhetsplanen. EN 50126 beskriver i tillegg RAM-plan. Dersom det er formålstjenlig er det mulig å slå disse planene sammen. Dette kaller da ofte en RAMS-plan.

Tilsvarende stiller CSM RA-forskriften (felles sikkerhetsmetode for risikoevaluering) krav til at risikohåndteringsprosessen er planlagt.

I vår vurdering av om endringen er søknadspliktig, legger vi vekt på at prosjektet er godt planlagt og at dere har styring og kontroll.

Dokumentplan/dokumentliste

En dokumentplan beskriver de planlagte og ferdigstilte dokumentene i et prosjekt.

For oss vil det spesielt i store prosjekter være hensiktsmessig å få oversendt dokumentplan. Det samme gjelder for prosjekter der søkeren sender over dokumentasjon i flere bolker.

Dokumentlister som eventuelt sendes til tilsynet bør vise når dokumentene planlegges oversendt, samt hvilken versjon av dokumentene som skal oversendes.

Sikkerhetsrapport/sikkerhetsbevis (Safety Case)

Det er søkeren som må kunne konkludere og dokumentere at prosjektet er sikkert. Dette gjøres normalt i en sikkerhetsrapport eller et sikkerhetsbevis.

Sikkerhetsrapporten dokumenterer hvordan organiseringen av sikkerhetsarbeidet har vært gjennomført, og viser at de sikkerhetsaktiviteter som ble beskrevet i sikkerhetsplanen er gjennomført med tilfredsstillende resultat.

I et prosjekt kan det være flere sikkerhetsrapporter/sikkerhetsbevis som konkluderer om ulike deler av prosjektet. Vi forventer at det er ett toppdokument som konkluderer for totaliteten av prosjektet og med henvisning til underliggende sikkerhetsrapporter/ sikkerhetsbevis.

Søkeren må selv ha tatt stilling til om de underliggende sikkerhetsbevisene er av tilstrekkelig kvalitet til å kunne konkludere med at sikkerheten er ivaretatt.

Vi anbefaler å bruke strukturen beskrevet i EN 50126 (EN 50129):

  1. Systembeskrivelse
  2. Kvalitetsstyring
  3. Sikkerhetsstyring
  4. Teknisk sikkerhet
  5. Relaterte sikkerhetsbevis
  6. Konklusjon

Det er normalt at en sikkerhetsrapport berører følgende tema:

  • Gyldighetsområdet til sikkerhetsrapporten (systembeskrivelse)
  • Oversikt over verifikasjon av oppnådd kvalitet og sikkerhet og teknisk sikkerhet
  • Oppfølging av avvik fra kravgrunnlag og interne bestemmelser
  • Resultater fra risikovurderinger
  • Oppfølging av farelogg
  • Resultater fra revisjoner
  • Forutsetninger og operative betingelser
  • Interne godkjenninger
  • Konklusjon

Oversikt over verifikasjoner skal omfatte samtlige prøver som er gjennomført for å verifisere at de sikkerhetsmessige kravene er ivaretatt. Videre skal den ha henvisninger til underliggende verifikasjonsrapporter samt vise koblingen mellom gjennomførte prøver og de sikkerhetskritiske forhold.

Fareloggen (hazard log) skal legges ved sikkerhetsrapporten, og det skal vises hvordan hvert enkelt element er behandlet, om det er lukket eller overført til sikkerhetsoppfølgingsplanen. Dersom det er utarbeidet en sikkerhetsoppfølgingsplan, skal denne legges ved.

Vi er opptatt av at det klart fremkommer at den interne godkjenningsrutinen er fulgt og at det foreligger intern(e) godkjenning(er).

Når prosesstandard EN 50126 er i bruk, inkludert ved alle nyanlegg og vesentlige ombygginger, skal søknaden vedlegges sikkerhetsbevis.

Virksomhetens behandling av unntak fra interne bestemmelser

I enkelte tilfeller er det behov for unntak fra virksomhetsinterne bestemmelser. Det er virksomheten selv som behandler slike unntak. Virksomheten skal ha et system for behandling av unntak. Dette skal være beskrevet i sikkerhetsstyringssystemet. Behandlingen skal dokumenteres i virksomheten. I forbindelse med søknad om tillatelse skal dokumentasjonen oversendes til oss sammen med søknaden.

Vurdering av om felles sikkerhetsmetode for risikovurdering skal benyttes (signifikansvurdering CSM RA)

CSM RA-forskriften stiller krav til valg av metode ved risikovurderinger, dersom endringen er å betrakte som en vesentlig endring. Søkeren må selv vurdere om endringen er vesentlig ved bruk av de seks kriteriene i forskriften.

Forskriften legger også til grunn at denne vurderingen utføres av fageksperter, og at den dokumenteres. Vurderingen må inneholde en klar konklusjon. Vi kan stille spørsmål til vurderingen og konklusjonen.

Hvis det konkluderes med at endringen er vesentlig, skal metodikken i forskriften om felles sikkerhetsmetode for risikovurdering følges, inkludert bruk en assesserende enhet (AsBo). Dette er ikke den samme funksjonen som en assessor (ISA) i henhold til EN 50126, EN 50128 eller EN 50129. Mer informasjon om de ulike tredjepartene finnes i kapittel 6.

Assesserende enhet skal vurdere om risikostyringsprosessen beskrevet i forskriften er korrekt anvendt, og om resultatet av prosessen er troverdig. Assesserende enhet skal levere en rapport til søkeren, se lengre ned.

Hvis endringen ikke er å betrakte som vesentlig, stilles det likevel krav til å velge en anerkjent metode, jamfør kommentarene til sikkerhetsstyringsforskriften § 6-1, men det er ikke da krav til å bruke CSM-RA.

Dokumentasjon ved bruk av felles sikkerhetsmetode for risikovurderinger (CSM RA)

Ved krav til bruk av felles sikkerhetsmetode må følgende dokumentasjon legges ved søknaden:

  • Sikkerhetsvurderingsrapport fra assesserende enhet (AsBo)
  • CSM RA-erklæring fra søkeren

I vedlegg III til CSM RA-forskriften er det stilt krav til hva sikkerhetsvurderingsrapporten skal inneholde. Basert på denne rapporten må søkeren legge ved en erklæring hvor det bekreftes at identifiserte farer er ivaretatt og at risikoen er akseptabel. 

Risikovurdering(er)

Jernbanevirksomheten skal gjennomføre de risikovurderingene som er nødvendige for å fastslå at virksomheten er innenfor akseptabel risiko. Risikovurderingene skal være dokumentert. Ved gjennomføring av risikovurderinger må det velges en anerkjent metode.

Metodene som er beskrevet i for eksempel CSM RA eller NS 5814 er å anse som anerkjente metoder.

Risikovurderingene skal identifisere de farene som er knyttet til den planlagte endringen i jernbanesystemet. Videre skal risikovurderingene vise hvordan hver enkelt av disse farene er ivaretatt enten gjennom eksisterende eller nye krav/tiltak.

Risikovurderingene er et viktig moment når vi skal vurdere om det kreves søknad. Dersom kompleksiteten er lav og graden av sikkerhetsstyring er stor, kan vi avgjøre at det ikke er behov for å søke om tillatelse til å ta i bruk endringen. (Se Figur 4 i kapittel 3.)

Sikker integrering i jernbanesystemet

Begrepet «sikker integrering» benyttes i forbindelse med at det skal vises at delsystemet kan integreres på en sikker måte i jernbanesystemet ved at blant annet grensesnittene er ivaretatt. Risikovurderingen skal identifisere de farer som oppstår når jernbanesystemet endres, og dokumentere hvordan disse farene blir håndtert. Nødvendige håndteringstiltak skal dokumenteres.

Vi anser at en risikovurdering med en tydelig konklusjon dekker dette forholdet.

Dokumentasjon ved bruk av teknisk kontrollorgan (NoBo)

Ved innsending av dokumentasjon for å vise at krav i TSI-er er oppfylt, er det viktig at det kommer klart frem hvilke punkter som eventuelt ikke er verifisert og spesielt viktig en beskrivelse av hvorfor de eventuelle punktene ikke er verifisert.

Tabellen nedenfor gir en oversikt over dokumenter som er nevnt i samtrafikkforskriften i forbindelse med verifisering av krav i TSI-er. Tabellen angir hvem som skal utarbeide dokumentene, samt henvisning i samtrafikkforskriften.

Hvem Norsk  Engelsk Referanse i samtrafikkforskriften Referanse interoperabilitetsdirektivet 2016/797
Teknisk kontrollorgan for samtrafikkomponenter

EF-samsvars-sertifikat

+ EF-sertifikater for bruksegnethet (ved bruk av modul CV)

EC certificate of conformity (CoC)

+ EC certificate of suitability for use (use of module CV)

Kapittel III og vedlegg IV Chapter III, Annex IV
Produsent av samtrafikkomponent eller dennes representant i EØS-området

EF-samsvars-erklæring

+ EF-erklæring for bruksegnethet (ved bruk av modul CV)

EC declaration of conformity (DoC)

+ EC declaration of suitability for use (use of module CV)

Kapittel III og vedlegg IV Chapter III, Annex IV
Teknisk kontrollorgan for delsystemer EF-verifiserings-sertifikat EC certificate of verification (CoV) Vedlegg IV kapittel 2 Annex IV, part 2
Søker av delsystemer EF-verifiserings-erklæring EC declaration of verification (DoV) § 4-6 og vedlegg IV Artikkel 15, Annex IV

Figur 5: Tabell med oversikt over erklæringer og sertifikater som utarbeides i forbindelse med verifisering av delsystemer.

EF-samsvarssertifikat og EF-samsvarserklæring

Dette er dokumentasjon i forbindelse med samtrafikkomponenter. Det er teknisk kontrollorgan som utarbeider EF-samsvarssertifikatet, og produsenten som utarbeider EF-samsvarserklæring. I de fleste modulene er det produsenten som på bakgrunn av EF-samsvarssertifikat(ene) for samtrafikkomponentene utarbeider EF-samsvarserklæring, men det er ikke alle moduler som krever teknisk kontrollorgan før en EF-samsvarserklæring utarbeides.

Dersom modulen tillater det, kan produsent eller dennes representant selv utstede EF-samsvarssertifikat for samtrafikkomponentene. EF-samsvarserklæring om bruksegnethet utarbeides av produsenten når modul CV brukes. Dette er basert på et EF-sertifikat for bruksegnethet utarbeidet av teknisk kontrollorgan.

Vi er ikke involvert i verifiseringsprosessen av samtrafikkomponenter. Samtrafikkomponentene kontrolleres bare av teknisk kontrollorgan. Når samtrafikkomponentene har fått en EF-erklæring om samsvar eller bruksegnethet, kan de inngå i delsystemer som ferdig verifiserte komponenter. Selv om vi ikke er involvert i selve verifiseringsprosessen, skal det sendes inn dokumentasjon for dette i forbindelse med søknader der dette er aktuelt.

EF-verifiseringssertifikat

EF-verifiseringssertifikat utarbeides av teknisk kontrollorgan for delsystemer. Avhengig av valgt modul for verifisering kan det også være underliggende sertifikater til dette. Fremgangsmåten for EF-verifisering av delsystemer fremgår av samtrafikkforskriften vedlegg VI. Med EF-verifiseringssertifikat følger det med teknisk dokumentasjon (teknisk fil).

NB-Rail (sektorgruppe for tekniske kontrollorganer) gir en anbefaling til hvordan teknisk fil kan bygges opp.

Anbefalingen er på NB-Rails nettside.

Se også forskrift om gjennomføring av forordning (EU) 2019/250 av 12. februar 2019 om malene for EF-erklæringer og -sertifikater for samtrafikkomponenter og delsystemer, om malen for erklæring av samsvar med en godkjent type jernbanekjøretøy, og om fremgangsmåten for EF-verifisering for delsystemer.

Både EF-verifiseringssertifikatet og teknisk fil skal sendes inn som dokumentasjon til Statens jernbanetilsyn i forbindelse med søknader der dette er aktuelt.

EF-verifiseringserklæring

Det er infrastrukturforvalter som på bakgrunn av EF-verifiseringssertifikat(ene) utarbeider EF-verifiseringserklæring. Det er viktig at driftsbetingelsene for bruk fremgår tydelig i erklæringen.

Annex II i forordning 2019/250 har maler for hvordan blant annet EF-verifiseringserklæringen skal utformes:

Annex II i forordning 2019/250.

Dokumentasjon i påvente av endelig verifisering

Det er ofte utfordrende å få verifisert delsystemene ferdig til søknadstidspunktet. Det er derfor akseptert fra oss å legge ved mellomliggende EF-verifiseringssertifikat(er) (ISV), mellomliggende EF-verifiseringserklæring(er), og en designrapport fra teknisk kontrollorgan. Med bakgrunn i disse vil vi kunne gi en tidsbegrenset tillatelse. Endelig tillatelse vil først kunne gis når de ferdigstilte sertifikatene og erklæringene foreligger. Designrapporten fra teknisk kontrollorgan må vise status for verifiseringen, hva som allerede er verifisert, hva som er utestående, samt en konklusjon om det ser ut til at prosjektet kan få endelig sertifikat.

Dokumentasjon ved bruk av utpekt kontrollorgan (DeBo)

For jernbaneinfrastruktur ivaretas utpekt kontrollorgan-rollen inntil videre av oss. Det er derfor ikke forventet at søkeren sender inn dokumentasjon fra utpekt kontrollorgan (DeBo) ved søknader for jernbaneinfrastruktur.

Dokumentasjon ved bruk av assessor (ISA)

Vi kan kreve at det skal benyttes assessor ved innføring av et nytt delsystem eller endring i eksisterende delsystem, jamfør jernbaneinfrastrukturforskriften § 3-2 første ledd. Krav om dette gis normalt i svar på melding. Dersom vi har krevd bruk av assessor, må det i søknaden legges ved en assessorrapport.

Assessorrapporten skal gi en vurdering av og en anbefaling om det er stilt tilstrekkelig og nødvendige krav til produktet, samt om disse kravene er oppfylt. Assessorrapporten er viktig for oss ved vurdering av søknaden, og anses i enkelte tilfeller som helt nødvendig for at vi skal ha tilstrekkelig grunnlag for å kunne vurdere en søknad om tillatelse til å ta i bruk.

Assessorrapporten skal inneholde følgende:

  • Definisjon av assessors oppgave
  • En beskrivelse av hvilke deler av produktet og produktets dokumentasjon som assessor har vurdert
  • Hvis det benyttes både teknisk kontrollorgan og assessor, skal grensesnittet mellom teknisk kontrollorgan og assessor beskrives
  • Hvis flere assessorer skal vurdere hver sin del av et større produkt, skal grensesnittet mellom dem avklares og beskrives

Dersom det er flere assessorer, er det behov for å utpeke en assessor som har ansvaret for at alle del-assessorrapportene dekker hele produktet.

Transportstyrelsen i Sverige har utarbeidet en guide for assessorrapport. PDF-ikon

Denne kan brukes som et eksempel.