I behandlingen av søknad om tillatelse til å ta i bruk skal vi blant annet sjekke følgende, jamfør samtrafikkforskriften § 5-5:
- At delsystemet oppfyller grunnleggende krav, også at kravene i TSI-ene er oppfylt
- At eventuelle nasjonale krav er oppfylt
- Teknisk forenelighet
- Sikker integrering
- At delsystemet er i overensstemmelse med de relevante TSI-bestemmelsene for drift og vedlikehold
For at en tillatelse til å ta i bruk et nytt eller endret strukturelt delsystem skal kunne utstedes, må søkeren dokumentere at det er:
- stilt nødvendige og tilstrekkelige sikkerhetskrav til delsystemet
- verifisert at delsystemet oppfyller kravene som er stilt
- verifisert at delsystemet kan integreres sikkert på jernbanenettet
Vi fatter våre beslutninger på grunnlag av opplysninger og dokumentasjonen som legges ved søknaden. Det er vanskelig å gi en tillatelse dersom søkeren ikke kan konkludere (og dokumentere) at nytt eller endret strukturelt delsystem er sikkert og at samtrafikkevnen er ivaretatt.
Innhold i en søknad
En søknad om tillatelse til å ta i bruk et delsystem skal som minimum inneholde:
- kontaktperson med kontaktopplysninger
- systembeskrivelse
- kravgrunnlag (hvis det er oppdatert)
- oversikt over hvilke TSI-er som er lagt til grunn
- fremdriftsplan med dato for ibruktagelse
- sikkerhetsplan (hvis den er oppdatert)
- dokumentplan/dokumentliste (ved store prosjekter)
- sikkerhetsrapport/sikkerhetsbevis
- farelogg
- plan for sikkerhetsoppfølging
- risikovurderinger som også ivaretar krav til sikker integrering (hvis de er oppdatert, eller hvis det er flere)
- virksomhetens behandling av unntak fra virksomhetsinterne bestemmelser
- vedlikeholdsplan
- sikkerhetsvurderingsrapport fra assesserende enhet (AsBo) dersom endringen er vurdert til å være signifikant, eller dersom benyttede TSI-er legger føringer
- infrastrukturforvalters erklæring i henhold til CSM-RA
- assessorrapport dersom assessor er påkrevet
- EF-verifiseringserklæring, dersom teknisk kontrollorgan (NoBo) er påkrevd
- EF-verifiseringssertifikat inkludert teknisk fil, dersom teknisk kontrollorgan (NoBo) er påkrevet
Dokumentasjonskravene er beskrevet i kapittel 5.
Dokumentasjon som er vedlagt en tidligere innsendt melding trenger ikke sendes på nytt med mindre det er gjort endringer i dokumentasjonen. I søknaden må det fremkomme hvilken tidligere oversendt dokumentasjon som fortsatt gjelder.
Dersom prosjektet endres under søknadsprosessen, må dere vurdere om endringen er så vesentlig at det bør ettersendes ny informasjon til oss, eventuelt oppdatert søknad. Se også kapittel 3. Det er viktig at tillatelsen vi gir gjenspeiler det som faktisk gjøres i prosjektet. Er omfanget av endringene vesentlig endret, og vi ikke har fått informasjon om dette, kan det være at tillatelsen ikke er gyldig.