Dokumentasjon og rapportering

Når dere har gjennomført spesielle inspeksjoner på en taubane, skal det utarbeides en samlerapport, som oppsummerer hva som er utført, av hvem og hvilke funn som er gjort.  
 
Samlerapporten må også inneholde en handlingsplan for å utbedre eventuelle feil og mangler som er avdekket. Handlingsplanen kan eventuelt inkluderes i andre systemer for oppfølging i deres sikkerhetsstyringssystem, dersom det er hensiktsmessig for dere.  
 
Hvis det er flere aktører som utfører kontrollaktiviteter, kan det være naturlig at disse lager hver sin delrapport, som knyttes sammen av hovedrapporten. Hvem som skal utarbeide samlerapporten, er opp til dere og vil avhenge av hvem som har utført kontrollaktiviteter.  
 
Både samlerapporten og eventuelle delrapporter etter kontrollen må dokumentere hva som har blitt kontrollert, av hvem (virksomhet og person), når og hvordan. Det må også komme tydelig frem hvilke metoder som er benyttet, samt hvilke manualer og hvilke standarder som ligger til grunn.  
 
Rapportene må også vise hvilket anlegg som er kontrollert. Her må det tydelig komme frem hvilke deler av anlegget som er kontrollert, metoden som er brukt for hver del, funn som ble gjort og hvordan funnet ble håndtert og fulgt opp, samt forslag til utbedringer og tiltak.