Første ledd:

Dokumentasjon i søknader må presenteres på en oversiktlig måte og på et oversiktlig nivå. Det skal framlegges dokumentasjon som viser at krav i jernbanelovgivningen er ivaretatt. Dokumentasjonen må være komplett, sammenhengende og oppdatert, og den må være sporbar og transparent.

Prosessen og begrunnelsene som har ført frem til det ferdige resultatet må dokumenteres. Dette gjelder blant annet vurderinger og beslutninger for forutsetninger og begrensninger som er lagt til grunn i prosjektet, og som må være ivaretatt og ført videre gjennom driftsfasen.

Dokumentasjonen i meldingen er en del av underlaget for søknaden, og meldingen må på søknadstidspunktet være komplett.

Brukstillatelsen vil normalt kunne gis til en kjøretøytype, det vil si et definert antall kjøretøyenheter/-individer. Tillatelsen vil omfatte blant annet hvilken kjøretøytype og hvilke litraer og individnumre som omfattes, hvilke strekninger tillatelsen gjelder for og hvilken bruk kjøretøyet er tiltenkt og verifisert for.

Opplistingen over søknadens innhold er ikke nødvendigvis uttømmende, og i den grad det er nødvendig for vurderingen av søknaden, vil Statens jernbanetilsyn kunne be om ytterligere opplysninger.

Bokstav a – oversiktstegninger og beskrivelse av kjøretøytypen

Tegningene må være store nok og ha nok detaljrikdom til at Statens jernbanetilsyn kan vurdere søknaden. Oversiktstegninger for alle varianter av enheter/individer i kjøretøytypen, for eksempel. grunnplaner, eksteriør- og interiørtegninger, plan over utstyr under gulv og over tak, og sammenstillingstegninger av boggier/løpeverk skal fremlegges. Tegningene skal være påført viktige mål.

Beskrivelsen av det ferdigstilte kjøretøyet må gi en helhetlig fremstilling av kjøretøytypen og dens tiltenkte bruk, og det må framgå typebetegnelse, litra og individnummer. Videre må det angis hvilke togkonfigurasjoner som er tillatt. Beskrivelsen må også vise hvordan krav i jernbanelovgivningen er oppfylt ved tiltenkt bruk av kjøretøytypen.

Bokstav b – oversikt over verifikasjoner

Oversikten over verifikasjoner må omfatte samtlige prøver som er gjennomført for å verifisere at de sikkerhetsmessige kravene er ivaretatt. Videre må den ha henvisninger til underliggende verifikasjonsrapporter samt vise koplingen mellom gjennomførte prøver og de sikkerhetskritiske forhold.

Bokstav c – sikkerhetsrapport

Sikkerhetsrapport er en rapport som viser hvordan sikkerhetsplanen er implementert. Sikkerhetsrapporten er toppdokumentet som viser at de sikkerhetsaktiviteter som ble beskrevet i sikkerhetsplanen er gjennomført med tilfredsstillende resultat. Den må også dokumentere den endelige sikkerhetsorganisasjonen. Fareloggen (hazard log) må vedlegges sikkerhetsrapporten og det må vises hvordan hvert enkelt element er behandlet, lukket eller overført til sikkerhetsoppfølgingsplanen. Dokumentasjonen beskrevet under bokstav a), b), d), e) og f) kan inngå i sikkerhetsrapporten eller være separate dokumenter.

Når prosesstandarden EN 50126 er brukt, det vil si ved alle nyanskaffelser og vesentlige ombygginger, må sikkerhetsrapporten vedlegges et sikkerhetsbevis (safety case). Strukturen som er beskrevet i standarden EN 50129 anbefales benyttet selv om den egentlig kun gjelder for signalanlegg.

Bokstav d – oppdatert liste over anvendte standarder med oversikt over avvik fra standarder og de sikkerhetsmessige vurderingene som ligger til grunn for virksomhetens aksept av avvikene

Listen over anvendte standarder må på søknadstidspunktet være komplett. Listen må også angi hvilke standarder som er benyttet på det enkelte område, alle avvik fra krav i standardene, herunder også utelatte deler av standarder, i tillegg til referanse til beslutningsgrunnlaget for det enkelte avvik. Endringer i forhold til listen som ble gitt i meldingen må også framgå.

Hvis det er gjort avvik fra standardene, må disse avvikene dokumenteres sammen med jernbanevirksomhetens behandling og vurdering av hvert enkelt avvik i henhold til virksomhetens interne rutiner.

Bokstav e – oversikt over utførte risikovurderinger med samlet oversikt over forutsetninger og anbefalinger samt beskrivelse av hvordan forutsetningene og anbefalinger er fulgt opp

Det må foreligge en komplett risikovurdering over det aktuelle kjøretøyet som vedlegges søknaden. Hvor omfattende den skal være, vil avhenge av prosjektets størrelse. Det er ikke gitt at vurderingen behøver å være omfangsrik for å være komplett. I mange tilfeller er det utført et antall underliggende vurderinger. Det må vedlegges en oversikt over disse. Alle anbefalinger fra samtlige vurderinger må samles, og behandlingen av disse anbefalingene må være synliggjort. Dersom enkelte anbefalinger ikke er fulgt opp, må det gis en beskrivelse av bakgrunnen for dette samt en begrunnelse for at dette er sikkerhetsmessig akseptabelt.

Bokstav f – sikkerhetsoppfølgingsplan (SOP)

Sikkerhetsoppfølgingsplan er en plan som viser hvordan gjenstående risikoforhold følges opp i drift. Sikkerhetsoppfølgingsplanen må vise hvilke forhold som driftsorganisasjonen prioriterer etter at kjøretøyet er tatt i bruk. Sammen med opplæringsplanen og vedlikeholdsplanen danner denne grunnlaget for sikker drift og vedlikehold av kjøretøyet.

Annet ledd:

Denne bestemmelsen regulerer det forhold der jernbanevirksomheten på eget initiativ benytter seg av en assessor eller tredjepart i forbindelse med prosjektet. Slike rapporter er sentrale dokumenter som underbygger søknadens øvrige elementer og dokumentene er derfor relevante som underlag for Statens jernbanetilsyns vurderinger også i de tilfeller der Statens jernbanetilsyn ikke selv har stilt krav om bruk av assessor eller andre uavhengige parter.

Tredje ledd:

Statens jernbanetilsyn vil vurdere krav om bruk av assessor i den enkelte sak. Krav om bruk av assessor eller krav om å fremlegge en uavhengig sikkerhetsvurdering vil særlig være aktuelt når nye systemer/teknologier skal tas i bruk.

Avgjørelsen om at assessor skal benyttes eller krav om en uavhengig sikkerhetsvurdering skal fremlegges er en prosessledende avgjørelse og er ikke et enkeltvedtak. Krav om at assessor skal benyttes eller at uavhengig sikkerhetsvurdering skal fremlegges kan derfor ikke påklages. Konsekvensen av at assessor ikke benyttes eller en uavhengig sikkerhetsvurdering ikke blir fremlagt når Statens jernbanetilsyn krever det, vil være at tillatelse til å ta i bruk ikke gis. Et slikt avslag vil kunne påklages.

En assessor er å anse som en type tredje part. En assessors oppgave er å evaluere om de som har spesifisert og validert systemet har fått et produkt som tilfredsstiller de gitte krav, at produktet er tilstrekkelig gransket og testet samt å bedømme om produktet oppfyller sin hensikt. En assessor må ha en uavhengig posisjon i forhold til oppdragsgiver. Deres arbeid er derfor av særlig verdi for Statens jernbanetilsyn ved vurdering av søknaden og anses i enkelte tilfelle som nødvendig for at Statens jernbanetilsyn skal ha tilstrekkelig grunnlag for å kunne vurdere en søknad om tillatelse. Av samme grunn skal Statens jernbanetilsyn akseptere valg av assessor og kunne ha direkte kontakt med vedkommende. Statens jernbanetilsyn aksept av assessor innebærer likevel ingen automatisk aksept av resultatet av assessors arbeid. Dette arbeidet må dokumenteres i en assessorrapport som Statens jernbanetilsyn vurderer på fritt grunnlag. Også andre typer tredjepartsvurderinger vil kunne være nødvendige.