Første ledd:

Dokumentasjon i søknaden må presenteres på en oversiktlig måte og på et oversiktlig nivå. Det må framlegges dokumentasjon som viser at krav i jernbanelovgivningen er ivaretatt. Dokumentasjonen må være komplett, sammenhengende og oppdatert samt sporbar og transparent.

Prosessene og begrunnelsene som har ført fram til det ferdige resultatet må dokumenteres. Dette gjelder blant annet vurderinger og beslutninger for forutsetninger og begrensninger som er lagt til grunn i prosjektet, og som skal være ivaretatt og ført videre gjennom driftsfasen.

Opplistingen over søknadens innhold er ikke nødvendigvis uttømmende. I den grad det er nødvendig for vurderingen av søknaden, vil Statens jernbanetilsyn kunne be om ytterligere opplysninger.

Dokumentasjonen i meldingen er en del av underlaget for søknaden og skal på søknadstidspunktet være komplett.

Bokstav a – beskrivelse av ferdig infrastruktur

Beskrivelsen av den ferdigstilte infrastrukturen må gi en helhetlig fremstilling av anlegget som viser hvordan kravene i jernbanelovgivningen er ivaretatt i prosjektet.

Bokstav b – oversikt over verifikasjoner

Oversikten over verifikasjoner må omfatte samtlige prøver som er gjennomført for å verifisere at de sikkerhetsmessige kravene er ivaretatt. Videre må den ha henvisninger til underliggende verifikasjonsrapporter samt vise koplingen mellom gjennomførte prøver og de sikkerhetskritiske forhold.

Bokstav c – sikkerhetsrapport

Med sikkerhetsrapport menes en rapport som viser hvordan sikkerhetsplanen er implementert. Sikkerhetsrapporten er toppdokumentet som viser at de sikkerhetsaktiviteter som ble beskrevet i sikkerhetsplanen er gjennomført med tilfredsstillende resultat. Den må også dokumentere hvordan organiseringen av sikkerhetsarbeidet har vært gjennomført. Fareloggen (hazard log) må vedlegges sikkerhetsrapporten, og det må vises hvordan hvert enkelt element er behandlet, om det er lukket eller overført til sikkerhetsoppfølgingsplanen. Dokumentasjonen beskrevet under bokstav a, b, d, e og f kan inngå i sikkerhetsrapporten eller være separate dokumenter.

Bokstav d – oppdatert liste over anvendte standarder med oversikt over avvik fra standarder og de sikkerhetsmessige vurderingene som ligger til grunn for virksomhetens aksept av avvikene

Listen over anvendte standarder må på søknadstidspunktet være komplett. Hvis det er gjort avvik fra standardene, må disse avvikene dokumenteres sammen med virksomhetens behandling og vurdering av hvert enkelt avvik i henhold til virksomhetens interne rutiner.

Bokstav e – oversikt over utførte risikovurderinger med samlet oversikt over forutsetninger og anbefalinger fra risikovurderingene samt beskrivelse av hvordan forutsetninger og anbefalinger er fulgt opp

Det må foreligge en komplett risikovurdering over den aktuelle infrastrukturen og denne skal vedlegges søknaden. Hvor omfattende den skal være, vil avhenge av prosjektets størrelse. Det er ikke gitt at vurderingen behøver være omfangsrik for å være komplett. Vurderingen skal blant annet dokumentere det samlede risikobildet. I mange tilfelle er det utført et antall underliggende vurderinger. Det må vedlegges en oversikt over disse. Alle anbefalinger fra alle vurderingene må samles, og behandlingen av disse anbefalingene må være synliggjort. Dersom enkelte anbefalinger ikke er fulgt opp, må det gis en beskrivelse av bakgrunnen for dette samt en begrunnelse for at dette er sikkerhetsmessig akseptabelt.

Bokstav f – sikkerhetsoppfølgingsplan

Med sikkerhetsoppfølgingsplan menes en plan som viser hvordan gjenstående risikoforhold skal følges opp i drift. Sikkerhetsoppfølgingsplanen må vise hvilke forhold driftsorganisasjonen må ha fokus på etter at anleggene er overtatt av dem. Sammen med vedlikeholdsplanen skal denne danne grunnlaget for sikker drift og vedlikehold av infrastrukturen. Vedlikeholdsplanen skal normalt ikke vedlegges søknaden.

Annet ledd:

Denne bestemmelsen regulerer det forhold at virksomheten på eget initiativ benytter seg av en assessor eller tredjepart i forbindelse med prosjektet. Slike rapporter er sentrale dokumenter som underbygger søknadens øvrige elementer og er derfor relevante som underlag for Statens jernbanetilsyns vurderinger.