Gjennomgåinga til leiinga

1 Bakgrunn

Gjennomgåinga til leiinga skal vere eit sentralt hjelpemiddel for verksemdene for å bedømme om tryggingsstyringssystemet fungerer formålstenleg og er oppdatert.

Med utgangspunkt i erfaringar frå tilsynsverksemda har vi gitt ut denne rettleiaren om kva gjennomgåinga til leiinga bør innehalde.

2 Hensikt

Formålet med rettleiaren er å formidle kva vi legg i kravet jernbanelovgivinga har til gjennomgåinga til leiinga. Formålet er å bidra til at jernbaneverksemdene arbeider målretta og systematisk for å oppnå dei ønskte resultata av tryggingsarbeidet for verksemdene.

Rettleiaren er ikkje uttømmande. Verksemdene har eit sjølvstendig ansvar for å ha oversikt over og etterleve dei krava som følgjer av lovgivinga.

3 Omfang

Denne rettleiaren konsentrerer seg om underlag/førebuing, gjennomføring og oppfølging av gjennomgåinga til leiinga.

Rettleiaren gjeld både for jernbaneverksemder som har lisens og tryggingssertifikat for å operere på det nasjonale jernbanenettet og for sporveg, tunnelbane, forstadsbane m.m. som har løyve til å operere utanfor det nasjonale jernbanenettet og som blir omfatta av kravforskrifta. For verksemder som blir omfatta av forskrift om krav til privat sidespor og godsbane (sidesporforskrifta) og forskrift om krav til museumsbane (museumsjernbaneforskrifta) er det ikkje krav om gjennomføring av gjennomgåinga til leiinga. For verksemder som blir omfatta av dei to sistnemnde forskriftene er det likevel krav om ei årleg oppsummering av førre års tryggingsarbeid.

4 Generelt om gjennomgåinga til leiinga

4.1 Kva er gjennomgåinga til leiinga?

Gjennomgåinga til leiinga skal vere ein overordna gjennomgang av tryggingsstyringssystemet der alle relevante, tilgjengelege informasjonskjelder blir tekne i bruk for å få fram nødvendig bakgrunnsinformasjon. Leiinga for verksemda må på bakgrunn av analysar av den framlagde informasjonen gjere ei heilskapleg vurdering av og konkludere i forhold til om tryggingsstyringssystemet fungerer etter hensikta, og om verksemda etterlever dei krava som gjeld, eller om det er behov for å vedta tiltak for å forbetre systemet. Denne rettleiinga omhandlar gjennomgåinga til leiinga i samsvar med jernbanelovgivinga. Dersom verksemda i tillegg gjennomfører gjennomgåinga til leiinga i samsvar med andre krav, t.d. internkontrollforskriftene eller NS-EN ISO 9001, er det inkje i vegen for at gjennomgåinga til leiinga blir felles gjennomført for desse krava.

4.2 Hyppigheit

For verksemd som blir omfatta av så vel tryggingsstyringsforskrifta som kravforskrifta, skal gjennomgåinga til leiinga gjennomførast minst ein gong pr år.

Nokre verksemder vel å gjennomføre gjennomgåinga til leiinga fordelt på fleire møte gjennom heile året, slik at kvart møte isolert har fragment av leiinga gjennomgåing. I slike tilfelle vil tilsynet krevje at minst eitt av møta har eit samla blikk på tryggingsmål, jernbaneulykker, jernbanehendingar og alvorlege jernbanehendingar, risikohandtering og behov for endringar i tryggingsstyringssystemet.

4.3 Gjennomgåinga til leiinga i fleire organisasjonsledd

I større eller komplekse organisasjonar kan det vere formålstenleg at gjennomgåinga til leiinga blir gjennomført i fleire organisasjonsledd, til dømes divisjonsvis, avdelingsvis eller seksjonsvis. Dette er det opp til kvar enkelt verksemd å avgjere sjølv. Dersom verksemda vel å gjennomføre gjennomgåinga til leiinga på fleire nivå, må det uansett gjennomførast gjennomgåinga til ei leiinga som omfattar heile verksemda.

Gjennomgåinga til leiinga på lågare nivå må då inngå som ein del av underlaget for gjennomgåinga til den overordna leiinga.

4.4 Engasjementet til leiinga

Engasjement og involvering frå toppleiinga for verksemda er avgjerande for å lykkast i tryggingsstyringa, dels for å kunne setje av nødvendige ressursar til arbeidet med tryggingsstyring, og dels for å synleggjere for resten av leiing og medarbeidarar at tryggingsarbeidet blir rekna som viktig. Dette gjeld også gjennomgåinga til leiinga, idet konklusjonen frå gjennomgåinga i nokre tilfelle vil vere at det må setjast inn omfattande tiltak for å forbetre tryggingsstyringssystemet.

Det kan derfor vanskeleg tenkjast at gjennomgåinga til leiinga blir gjennomført utan at den administrerande direktøren for verksemda/dagleg leiar er til stades. Det mest vanlege er at administrerande direktør/dagleg leiar med næraste leiargruppe er til stades og gjennomfører vurderinga.

I nokre verksemder blir førebudd gjennomgåinga og underlagsinformasjonen til leiinga til dømes av tryggingssystemansvarleg, og blir lagd fram for leiargruppa. Dette kan vere formålstenleg, særleg i større organisasjonar. Det er likevel viktig at leiargruppa med dagleg leiar i spissen gjennomfører ei realitetsbehandling, trekkjer konklusjonar og vedtek tiltak, slik at leiargruppa reelt tek stilling til om tryggingsstyringssystemet fungerer som det skal.

4.5 Underlagsinformasjon og gjennomføring

Tryggingsforskrifta og kravforskrifta har nokon definerte krav til kva som skal vere underlaget for gjennomgåinga til leiinga.

I tillegg må verksemda sjølv vurdere kva annan underlagsinformasjon som må inngå som ein del av vurderingsgrunnlaget i gjennomgåinga til leiinga.

Døme på relevant tilleggsinformasjon kan vere:

• Utførte beredskapsøvingar
• Eventuelle eksterne pålegg/ resultat av eventuelle eksterne revisjonar
• Endringar i personalsamansetning som kan påverke tryggleiken
• Oppfølging av leverandørar.

4.5.1 Resultat og gjennomføring av tiltak etter interne revisjonar og revisjonar av leverandørar, og dessutan vurdering av samsvar med kravet frå lovgivinga og interne krav

Verksemda må vurdere om revisjonsprogrammet har fungert formålstenleg, til dømes i forhold til omfang, tema, grensesnitt eller risiko.

Vidare må det vurderast om avviksbehandlinga har vore tilfredsstillande, og kva for ei tryggingsmessig betydning eventuelle opne avvik etter revisjonane har.

4.5.2 I kva grad tryggingsmål er oppnådd

Det skal vurderast om tryggingsmåla er nådde, og blir vedtekne tiltak dersom måloppnåing ikkje har skjedd. I tillegg må det vurderast om tryggingsmåla framleis er formålstenlege, eller om det er behov for å endre måla.

4.5.3 Nye og oppdaterte risikovurderingar

Dersom verksemda i perioden etter gjennomgåinga til siste leiinga har utarbeidd nye, eller oppdatert tidlegare risikovurderingar/-analysar, må det gjerast ei vurdering av om anbefalte tiltak er sett i verk, og dessutan om evt. sette i verk førebyggjande tiltak har verka etter hensikta.

Det må også vurderast om det er forhold som tilseier at det bør gjerast endringar i dei gjeldande risikoakseptkriteria for verksemda.

4.5.4 Har det skjedd endringar i føresetnader, under dette endringar i lover og/eller forskrifter

Verksemda må vurdere om eventuelle endringar i lover og/eller forskrifter vil påverke tryggingsstyringssystemet i den grad at det er nødvendig å setje i verk tiltak.

Det må også vurderast om det har skjedd andre endringar som kan påverke tryggingsstyringa, t.d. endringar i trafikkmønster og – omfang, nye leverandørar osb.

4.5.5 Analysar av jernbaneulykker, alvorlege jernbanehendingar og jernbanehendingar, avvik, førebyggjande og korrigerande tiltak

Verksemda må gjennomføre ei samla vurdering:

• Dels av om korrigerande tiltak (som er gjennomført som følgje av jernbaneulykker, alvorlege jernbanehendingar, jernbanehendingar og avvik) har fungert tilfredsstillande. Her må det rettast særskild merksemd i forhold til om korrigerande tiltak generelt er retta mot årsaker slik at dei er eigna til å hindre gjentakingar, og
• Dels av om det er behov for å setje i verk nye tiltak eller gjere endringar i tryggingsstyringssystemet på bakgrunn av eventuelle ulykker, hendingar og avvik.

4.5.6 Oppfølging frå gjennomgåinga til tidlegare leiinga

Det er her forventa at verksemda har oversikt over status for tiltak som vart vedteke i gjennomgåinga til førre leiinga og vedtek vidare oppfølging av eventuelle tiltak som ikkje er fullførte.

Tilsynet forventar også at det blir vurdert om gjennomførte tiltak har fungert etter hensikta. Det må også vurderast om det at tiltak eventuelt ikkje er fullført er ein indikasjon på at det vart vedteke feil tiltak, det manglar ressursar eller at det manglar oppfølging av avgjerder teken i gjennomgåinga til leiinga.

4.6 Konklusjonar og referat

Det er forventa at det frå gjennomgåinga til leiinga ligg eit skriftleg referat føre, der det som eit minimum må komme fram ein konklusjon om tryggingsstyringssystemet er formålstenleg, oppdatert og tilfredsstiller stilte krav. Under dette må det også komme fram korleis verksemda har vurdert og konkludert på dei punkta som spesifikt er nemnde i forskrifta som underlagsinformasjon for gjennomgåinga. Det må også komme om fram verksemda meiner det er behov for å endre tryggingspolitikk, tryggingsmål, handlingsplanar eller andre delar av tryggingsstyringssystemet.

Der det blir vedteke gjennomført tiltak for å forbetre tryggingsstyringssystemet, må det for kvart tiltak komme fram kven som har ansvaret for at tiltaket blir gjennomført, og freistar for sluttføring.

Verksemda bør vurdere om det i tillegg til den overordna og heilskaplege konklusjonen bør vere delkonklusjonar for kvart av dei temaområda som blir gjennomgåtte og blir vurdert.

5 Vanlege tilsynsspørsmål om gjennomgåinga til leiinga

Følgjande er typiske spørsmål som verksemda må forvente at tilsynet søkjer svar på i dokumentgjennomgang av styringssystemet eller i tilsynsintervju:

1. Har verksemda nytta alle relevante informasjonskjelder som underlag til gjennomgåinga til leiinga?
2. Ligg føre det ein klar konklusjon i forhold til om tryggingsstyringssystemet fungerer etter hensikta og i samsvar med gjeldande krav?
3. Er konklusjonen heilskapleg og dekkjande for dei viktigaste delane av tryggingsstyringssystemet?
4. Er det ein samanheng mellom dei konklusjonane som er trekte og dei tiltaka som er vedtekne?
5. Stemmer konklusjonane frå gjennomgåinga til leiinga overeins med den informasjonen tilsynet elles samlar inn gjennom dokumentgjennomgang og/eller tilsynsintervju?
6. Blir vedtekne tiltak følgt opp og gjennomført?
7. Blir brukt konklusjonane frå gjennomgåinga til leiinga som eit grunnlag for arbeidet for verksemda med kontinuerleg forbetring?

6 Førespurnader

Tilsynet ønskjer å sikre at aktørane er kjende med gjeldande regelverk. Tilsynet er derfor oppteke av rettleiing. Kontakt oss gjerne dersom de ønskjer utdjupande informasjon. Vi oppmodar dessutan til å komme med tips om andre emne som de meiner bør vere tema for rettleiing.

Førespurnader blir retta til:
post@sjt.no

eller til:
Statens jernbanetilsyn, Postboks 7113 St. Olavs plass, 0130 Oslo