Første ledd:

Melding er en opplysning om at det planlegges anskaffelse eller endring av kjøretøy. Dette gjelder også ved planlagt utvidelse av antall enheter/individer av en kjøretøytype som tidligere har fått tillatelse. Tidspunktet for når melding skal sendes er angitt som «så tidlig som mulig». I dette ligger at melding må sendes til Statens jernbanetilsyn i en planleggingsfase der det fortsatt foreligger alternativer slik at tilsynets eventuelle kommentarer kan tas med i vurderingen av det enkelte alternativ. Dette innebærer også at de på et tidlig tidspunkt har mulighet til å tilkjennegi om det kreves ny tillatelse eller ikke, og om ett eller flere alternativer ikke vil kunne tilfredsstille kravene i jernbanelovgivningen, og derfor ikke vil kunne få tillatelse til å bli tatt i bruk.

Melding erstatter ikke søknad om tillatelse til å ta i bruk kjøretøy.

Annet ledd:

Det er ikke nødvendig å vente med å sende melding til alle opplysningene som kreves er tilgjengelige, men meldingen bør i så fall kompletteres så raskt som mulig. Komplett melding er normalt nødvendig for at Statens jernbanetilsyn skal kunne ta stilling til om en endring krever ny tillatelse eller ikke.

Listen med krav til meldingens innhold er ikke nødvendigvis uttømmende, og i den grad det er nødvendig for vurderingen av prosjektet, vil de alltid kunne be om ytterligere opplysninger.

Bokstav a – navn på og kontaktopplysninger til kontaktperson:

Det er opp til den enkelte søkeren å avgjøre hvem som skal være kontaktperson. Hensikten med å ha en kontaktperson er å oppnå effektiv og koordinert informasjon mellom søkeren og Statens jernbanetilsyn. Kontaktpersonen må derfor ha inngående kjennskap til prosjektet.

Bokstav b – planlagt fremdrift i prosjektet

Hensikten med fremdriftsplanen er at Statens jernbanetilsyn skal kunne planlegge sin egen ressursbruk og behandle saken fortløpende. Fremdriftsplanen trenger derfor ikke være spesielt detaljert på meldingstidspunktet. Vesentlige endringer i fremdriften av betydning for de skal meldes til dem så raskt som mulig.

Bokstav c – systembeskrivelse

Med systembeskrivelse menes en beskrivelse av det nye eller endrede kjøretøyet. Systembeskrivelsen vil naturlig være et plandokument som inneholder beskrivelser av de ulike alternativene som foreligger for prosjektet, herunder grunnleggende funksjoner og bruksområder, varianter, antall og løpenummere.

Dersom meldingen gjelder endringer i antall kjøretøyindivider/-enheter av enkjøretøytype som tidligere har fått tillatelse, kan Statens jernbanetilsyn vurdere å utvide eksisterende tillatelse til også å omfatte det utvidede antallet. Dette forutsetter at de finner det tilfredsstillende godtgjort at de nye kjøretøyindividene/-enhetene vil være identiske med dem som allerede omfattes av brukstillatelsen.

Statens jernbanetilsyn kan også vurdere å utvide en eksisterende tillatelse dersom de tekniske og bruksmessige endringene i det utvidede antallet kan sannsynliggjøres å ikke påvirke sikkerheten i mer enn ubetydelig grad.

Så langt teknisk dokumentasjon foreligger på meldingstidspunktet, må det vedlegges skisser/tegninger av planløsninger, eksteriør og interiør, beskrivelse av tekniske løsninger som kan sies å representere ny teknikk eller uprøvde løsninger i Norge, redegjørelse for hvordan søkeren vil kvalifisere disse for norske forhold og grunnleggende sikkerhetsmål.

Bokstav d – sikkerhetsplan

Med sikkerhetsplan menes en plan over sikkerhetsaktiviteter i prosjektet. Sikkerhetsplanen er en viktig del av meldingen. I sikkerhetsplanen må det fremgå hvilken sikkerhetsdokumentasjon som er planlagt utarbeidet, og hvilke sikkerhetsaktiviteter som er planlagt utført. Verifiserings- og valideringsaktiviteter må også beskrives i planen.

Videre må planen inneholde en oversikt over hvordan sikkerheten styres i prosjektet. Beskrivelsen må vise hvordan ledelsen har tilgang til nødvendig sikkerhetsfaglig kompetanse som kan påse at sikkerhetsrelaterte forhold blir ivaretatt og gitt nødvendig prioritet. Videre må det fremgå hvordan dette arbeidet er organisert i hele prosjektet, samt hvordan krav til sikkerhetsfaglig kompetanse i stillinger med sikkerhetsfaglig betydning ivaretas. Det må også beskrives hvordan tekniske og sikkerhetsfaglige vurderinger av avvik fra standarder og endringer i prosjektforutsetninger ivaretas på et tilstrekkelig høyt nivå i prosjektet. Prinsipp for kontroll med hvordan krav i jernbanelovgivningen blir oppfylt samt prinsipp for kontroll med hvordan egne etablerte sikkerhetsmål blir oppfylt må også beskrives.

Bokstav e – oversikt over standarder som skal anvendes

En liste over standarder som er planlagt brukt på et tidlig stadium, vil nødvendigvis måtte være et levende dokument. Det må også beskrives hvordan man skal velge og bruke standardene, herunder hvordan kompletterende standarder tenkes valgt. Selve teksten i standardene må ikke oversendes med mindre Statens jernbanetilsyn ber om det.

Bokstav f – risikovurdering

Det må gjøres risikovurderinger før det endelige valget av teknisk og funksjonell løsning for det kjøretøyet tas, slik at sikkerheten blir en vesentlig parameter i vurderingen. Videre er det viktig å kunne bruke en slik risikovurdering til å luke ut sikkerhetsmessig uakseptable løsninger på et tidlig stadium. Risikovurderingen må bygge på en konkret fareidentifisering for det enkelte anlegg, se EN 50126 (fase 3). Risikovurderingen må måle sikkerhetsnivået opp mot etablerte akseptkriterier og bidra til at disse overholdes. Nivået på risikovurderingen må reflektere størrelse og kompleksitet av systemet som vurderes, og de vurderinger som ligger til grunn for valg av nivå for risikovurderingen må dokumenteres. Det må sikres at forutsetninger og begrensninger fra denne risikovurderingen blir dokumentert og fulgt opp videre i utviklingen.

I en tidlig fase kan en grovanalyse være tilstrekkelig. Endringsanalyser kan benyttes ved mindre endringer på kjøretøy, men analysene må uansett munne ut i en vurdering av det konkrete kjøretøyet opp mot spesifikke akseptkriterier for kjøretøyet. Vurderinger rundt hensiktsmessigheten ved metoden som er valgt må dokumenteres. Analyser i denne fasen må senere utvikles til en komplett risikovurdering.