Første ledd:

Dokumentasjon i søknaden må presenteres på en oversiktlig måte og på et oversiktlig nivå. Det må framlegges dokumentasjon som viser at krav i jernbanelovgivningen er ivaretatt. Dokumentasjonen må være komplett, sammenhengende og oppdatert, og den må være sporbar og transparent.

Prosessene og begrunnelsene som har ført fram til det ferdige resultatet må dokumenteres. Dette gjelder blant annet vurderinger og beslutninger for forutsetninger og begrensninger som er lagt til grunn i prosjektet, og som må være ivaretatt og ført videre gjennom driftsfasen.

Opplistingen over søknadens innhold er ikke nødvendigvis uttømmende. I den grad det er nødvendig for vurderingen av søknaden, vil Statens jernbanetilsyn kunne be om ytterligere opplysninger.

Dokumentasjonen i meldingen er en del av underlaget for søknaden og må på søknadstidspunktet være komplett.

Bokstav a – beskrivelse av ferdig infrastruktur

Beskrivelsen av den ferdigstilte infrastrukturen må gi en helhetlig fremstilling av anlegget som viser hvordan kravene i jernbanelovgivningen er ivaretatt i prosjektet. Det må særlig legges vekt på grensesnitt mot tilgrensende anlegg og samspillet mellom de forskjellige komponentene i jernbanesystemet.

Bokstav b – oversikt over verifikasjoner

Oversikten over verifikasjoner må omfatte samtlige prøver som er gjennomført for å verifisere at de sikkerhetsmessige kravene er ivaretatt. Videre må den ha henvisninger til underliggende verifikasjonsrapporter samt vise koplingen mellom gjennomførte prøver og de sikkerhetskritiske forhold.

Bokstav c – sikkerhetsrapport

Med sikkerhetsrapport menes en rapport som viser hvordan sikkerhetsplanen er gjennomført. Sikkerhetsrapporten er toppdokumentet som viser at de sikkerhetsaktiviteter som ble beskrevet i sikkerhetsplanen er gjennomført med tilfredsstillende resultat. Den må også dokumentere hvordan organiseringen av sikkerhetsarbeidet har vært gjennomført. Fareloggen (hazard log) må vedlegges sikkerhetsrapporten, og det må vises hvordan hvert enkelt element er behandlet, om det er lukket eller overført til sikkerhetsoppfølgingsplanen. Dokumentasjonen beskrevet under bokstav a, b, d, e og f kan inngå i sikkerhetsrapporten eller være separate dokumenter.

Når prosesstandarden EN 50126 er brukt, det vil si ved alle nyanlegg og vesentlige ombygginger, må sikkerhetsrapporten vedlegges et sikkerhetsbevis (safety case). Sikkerhetsbevis må alltid vedlegges når det søkes om tillatelser til å ta i bruk signalanlegg, uansett grad av ombygging. I en søknad om tillatelse til å ta i bruk signalanlegg må strukturen beskrevet i EN 50129 benyttes. Denne strukturen anbefales også benyttet for andre typer anlegg.

Bokstav d – oppdatert liste over anvendte standarder med oversikt over avvik fra standarder og de sikkerhetsmessige vurderingene som ligger til grunn for virksomhetens aksept av avvikene

Listen over anvendte standarder skal på søknadstidspunktet være komplett. Hvis det er gjort avvik fra standardene, må disse avvikene dokumenteres sammen med virksomhetens behandling og vurdering av hvert enkelt avvik i henhold til virksomhetens interne rutiner.

Bokstav e – oversikt over utførte risikovurderinger med samlet oversikt over forutsetninger og anbefalinger fra risikovurderingene samt beskrivelse av hvordan forutsetningene og anbefalingene er fulgt opp

Det må foreligge en komplett risikovurdering over den aktuelle infrastrukturen og denne må vedlegges søknaden. Hvor omfattende den skal være, vil avhenge av prosjektets størrelse. Det er ikke gitt at risikovurderingen behøver være omfangsrik for å være komplett.

Risikovurderingen skal blant annet dokumentere det samlede risikobildet sett opp mot etablerte akseptkriterier. I mange tilfeller er det utført et antall underliggende risikoanalyser. Det må vedlegges en oversikt over disse. Alle anbefalinger fra alle risikoanalysene må samles, og behandlingen av disse anbefalingene må være synliggjort. Dersom enkelte anbefalinger ikke er fulgt opp, må det gis en beskrivelse av bakgrunnen for dette samt en begrunnelse for at dette er sikkerhetsmessig akseptabelt.

Bokstav f – sikkerhetsoppfølgingsplan

Med sikkerhetsoppfølgingsplan menes plan som viser hvordan gjenstående risikoforhold følges opp i drift. Sikkerhetsoppfølgingsplanen må vise hvilke forhold driftsorganisasjonen må ha fokus på etter at anleggene er overtatt av dem. Sammen med vedlikeholdsplanen danner denne grunnlaget for sikker drift og vedlikehold av infrastrukturen. Vedlikeholdsplanen vedlegges normalt ikke søknaden.

Annet ledd:

Slike rapporter er sentrale dokumenter som underbygger søknadens øvrige elementer og er derfor relevante som underlag for Statens jernbanetilsyns vurderinger også i de tilfeller der de ikke har stilt krav om bruk av assessor eller andre uavhengige parter.

Tredje ledd:

Statens jernbanetilsyn vil vurdere krav om bruk av assessor i den enkelte sak og krav om bruk av assessor vil særlig være aktuelt når nye systemer/teknologier tas i bruk.

Avgjørelsen om at assessor må benyttes, eller krav om at en uavhengig sikkerhetsvurdering må fremlegges er en prosessledende avgjørelse, og er ikke et enkeltvedtak i henhold til forvaltningsloven. Krav om at assessor må benyttes, eller at en uavhengig sikkerhetsvurdering må fremlegges, kan derfor ikke påklages. Konsekvensen av at assessor ikke benyttes eller en uavhengig sikkerhetsvurdering ikke blir fremlagt når Statens jernbanetilsyn krever det, vil være at tillatelse til å ta i bruk ikke gis. Et slikt avslag vil kunne påklages. En assessor er å anse som en type tredjepart.

En assessors oppgave er å evaluere om de som har spesifisert og validert systemet har fått et produkt som tilfredsstiller de gitte krav, at produktet er tilstrekkelig gransket og testet samt å bedømme om produktet oppfyller sin hensikt.

En assessor må ha en uavhengig posisjon i forhold til oppdragsgiver. Deres arbeid er derfor av særlig verdi for Statens jernbanetilsyn ved vurdering av søknaden, og anses i enkelte tilfelle som nødvendig for at de skal ha tilstrekkelig grunnlag for å kunne vurdere en søknad om tillatelse. Av samme grunn skal Statens jernbanetilsyn akseptere valg av assessor og kunne ha direkte kontakt med vedkommende.

Deres aksept av assessor innebærer ikke aksept av resultatet av assessors arbeid. Dette arbeidet må dokumenteres i en assessorrapport som Statens jernbanetilsyn vurderer på fritt grunnlag. Også andre typer tredjepartsvurderinger vil kunne være nødvendige.