Kompetansestyring

Veiledningen omhandler blant annet styring av kompetanse og opplæring med særlig vekt på å fastsette og bruke kompetansekrav.

Publisert: 22.07.2016   Endret: 17.01.2017

1 Bakgrunn

Det er tilsynets erfaring at systematikk og logikk i kompetansestyringen, og særlig etablering av kompetansekrav, ikke er tilfredsstillende med tanke på den betydningen som kompetanse har for ivaretakelse av sikkerheten.

Tilsynet har særlig notert seg at styring av kompetanse i ikke-operative personellgrupper og hos leverandører er mangelfull.

2 Hensikt

Hensikten med veiledningen er å øke forståelsen for jernbanelovgivningens krav til kompetansestyring og bidra til en konsistent og forutsigbar praksis i tilsyn og tillatelsesprosesser med utgangspunkt i tilsynets erfaringer på området.

Veiledningen er ikke uttømmende. Intensjonen er å oppdatere veiledningen på basis av nye erfaringer.

3 Omfang

Denne veiledningen konsentrerer seg om styring av kompetanse og opplæring med en særlig vekt på fastsettelse og bruk av kompetansekrav.

Veiledningen gjelder for jernbanevirksomheter på det nasjonale jernbanenettet og utenfor det nasjonale jernbanenettet.

4 Sentrale krav

Følgende krav er sentrale i denne veiledningen:

Det nasjonale jernbanenettetUtenfor det nasjonale jernbanenettet

Lisensforskriften § 10. Faglig dyktighet
”… en ledelsesorganisasjon som har den kunnskap og /eller erfaring som er nødvendig for å utøve sikker og effektiv driftskontroll og overvåking av driftsformene angitt i lisensen”.

Sikkerhetsstyringsforskriften § 5-2. Kompetanse
”Jernbanevirksomheten skal ha tilgjengelig den kompetanse som er nødvendig for at virksomheten drives innenfor akseptabel risiko.

Dersom oppgavene av sikkerhetsmessig betydning utføres av leverandør skal jernbanevirksomheten ha nødvendig kompetanse blant annet til å kunne spesifisere krav til leveranser, følge opp leverandøren og ta stilling til leveransen.

Egne ansatte og ansatte hos leverandører som utfører oppgaver av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerhet, skal ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgavene.”

Sikkerhetsstyringsforskriften § 5-1. Kompetansekrav
”Jernbanevirksomheten skal ha kompetansekrav som angir nødvendig minimumskompetanse for utførelse av alle oppgaver og funksjoner av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerheten.

Jernbanevirksomheten skal videre sørge for at kompetansekrav for oppgaver som utføres av leverandører sikrer den kompetansen som jernbanevirksomheten anser som nødvendig.”

Sikkerhetsstyringsforskriften § 5-3. Opplæring
”Jernbanevirksomheten skal ha opplæringsprogrammer for egne ansatte, samt krav og systemer som sikrer at deres kompetanse opprettholdes slik at arbeid av betydning for sikkerheten kan utføres på en tilfredsstillende måte.

Jernbanevirksomheten skal stille krav til at leverandører har systemer for å sikre at deres ansattes kompetanse opprettholdes i forhold til arbeid av betydning for sikkerheten som vedkommende skal utføre.”

Opplæringsforskriften § 1. Virkeområde
”Forskriften gjelder den som driver jernbane, herunder sporvei, tunnelbane og forstadsbane m.m.

Kravene i forskriften omfatter personell som utfører følgende arbeidsoppgaver av betydning for trafikksikkerheten:

  1. utfører trafikkstyring,
  2. framfører rullende materiell,
  3. utfører eller leder skifting,
  4. utfører trafikksikkerhetsoppgaver om bord i tog, herunder beredskapsoppgaver,
  5. har sikkerhetsansvar ved arbeid og aktivitet i og ved spor,
  6. bedømmer den trafikksikkerhetsmessige tilstanden til rullende materiell i operativ drift og kjørevei i forhold til tekniske funksjoner.

Forskriften her gjelder ikke førere på det nasjonale jernbanenettet som har førerbevis etter forskrift 27. november 2009 nr. 1414 om sertifisering av førere av trekkraftkjøretøy på det nasjonale jernbanenettet (førerforskriften).
0 Endret ved forskrift 27 nov 2009 nr. 1414. ”

Opplæringsforskriften § 2. Krav om opplæring
”Den som driver jernbanevirksomhet skal sørge for at arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 kun utføres av personell som har gjennomgått den opplæring virksomheten krever.

Gjennomført opplæring skal sikre at arbeidsoppgavene utføres på en slik måte at det ikke innebærer en fare for trafikksikkerheten.”

Opplæringsforskriften § 3. Krav om plan for opplæring
”Den som driver jernbanevirksomhet skal utarbeide en plan for opplæring av personell med arbeidsoppgaver som nevnt i § 1.

Planen skal som et minimum inneholde:

  1. betegnelse på opplæringen,
  2. krav til forkunnskaper,
  3. innlæringsmål, samt innhold med pensumoversikt,
  4. varighet fordelt på teori og praksis,
  5. arbeidsform,
  6. maksimalt antall deltakere,
  7. kompetansekrav til opplæringspersonell,
  8. prinsipper for prøving,
  9. krav til eventuell praksis etter endt opplæring.”

Opplæringsforskriften § 4. Prøving
”Den som driver jernbanevirksomhet skal foreta vurderinger av den som gjennomgår opplæring som viser at målet for opplæringen er nådd.

Det skal avholdes skriftlig prøve for kunnskapsmål samt praktisk prøve for ferdighetsmål som må være gjennomført og bestått for at opplæringen skal anses godkjent.

Prøver kan avholdes muntlig dersom lese- og skriveferdigheter ikke er avgjørende for de aktuelle arbeidsoppgavene. ”

Opplæringsforskriften § 5. Repetisjon av opplæring
”Den som driver jernbanevirksomhet skal fastsette omfang og frekvens for repetisjon av opplæring til de arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 for å sikre at opparbeidet kunnskap, opparbeidete ferdigheter og holdninger holdes ved like.”

Opplæringsforskriften § 6. Endringer av arbeidsoppgaver
”Den som driver jernbanevirksomhet skal iverksette etteropplæring eller eventuelt ny opplæring av personell som nevnt i § 1 dersom en arbeidsoppgave blir vesentlig endret. Opplæringen skal være tilpasset endringene.”

Opplæringsforskriften § 7. Opplæring for den som har hatt arbeidsavbrudd
”Den som driver jernbanevirksomhet skal iverksette repetisjon av opplæring eller tilleggsopplæring dersom personellet ikke lenger innehar nødvendige kunnskaper på grunn av arbeidsavbrudd.”

Opplæringsforskriften § 8. Dokumentasjon av opplæringen
”Den som driver jernbanevirksomhet skal kunne dokumentere hvordan opplæringen gjennomføres, herunder hvilken opplæring hver enkelt som utfører arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 har gjennomgått.”

Førerforskriften kapittel 1, vedlegg IV, V og VI
Førerforskriften kapittel 1, samt vedlegg IV, V og VI, angir krav til jernbanevirksomhetene hva gjelder førerkompetanse

Tillatelsesforskriften § 3-5. Faglig dyktighet
”… en ledelsesorganisasjon som har den kunnskap og/eller erfaring som er nødvendig for å utøve sikker og effektiv driftskontroll.”

Kravforskriften § 4-7. Beredskap
”Den øverste ledelsen har ansvaret for at jernbanevirksomheten har beredskap for nødssituasjoner. Beredskapen skal være dimensjonert på grunnlag av resultatene fra beredskapsanalyser og være beskrevet i egne beredskapsplaner. …….

Beredskapen skal omfatte blant annet:

a) kompetent og øvet personell,…. ”

Kravforskriften § 5-1. Kompetansekrav ”Jernbanevirksomheten skal ha kompetansekrav som angir nødvendig minimumskompetanse for utførelse av alle oppgaver og funksjoner av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerheten.

Jernbanevirksomheten skal videre sørge for at kompetansekrav for oppgaver som utføres av leverandører sikrer den kompetanse som jernbanevirksomheten anser som nødvendig.”

Kravforskriften § 5-2. Kompetanse ”Jernbanevirksomheten skal ha tilgjengelig den kompetanse som er nødvendig for at virksomheten skal drives innenfor akseptabel risiko.

Dersom oppgavene av sikkerhetsmessig betydning utføres av leverandør skal jernbanevirksomheten ha nødvendig kompetanse blant annet til å kunne spesifisere krav til leveranser, følge opp leverandøren og ta stilling til leveransen.

Egne ansatte og ansatte hos leverandører, som utfører oppgaver av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerhet, skal ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgavene.”

Kravforskriften § 5-3. Opplæring
”Jernbanevirksomheten skal ha opplæringsprogrammer for egne ansatte, samt krav og systemer som sikrer at deres kompetanse opprettholdes slik at arbeid av betydning for sikkerheten kan utføres på en tilfredsstillende måte.

Jernbanevirksomheten skal stille krav til at leverandører har systemer for å sikre at deres ansattes kompetanse opprettholdes i forhold til arbeid av betydning for sikkerheten som vedkommende skal utføre.”

Opplæringsforskriften § 1. Virkeområde
”Forskriften gjelder den som driver jernbane, herunder sporvei, tunnelbane og forstadsbane m.m.

Kravene i forskriften omfatter personell som utfører følgende arbeidsoppgaver av betydning for trafikksikkerheten: 

  1. utfører trafikkstyring,
  2. framfører rullende materiell,
  3. utfører eller leder skifting,
  4. utfører trafikksikkerhetsoppgaver om bord i tog, herunder beredskapsoppgaver,
  5. har sikkerhetsansvar ved arbeid og aktivitet i og ved spor,
  6. bedømmer den trafikksikkerhetsmessige tilstanden til rullende materiell i operativ drift og kjørevei i forhold til tekniske funksjoner.

Forskriften her gjelder ikke førere på det nasjonale jernbanenettet som har førerbevis etter forskrift 27. november 2009 nr. 1414 om sertifisering av førere av trekkraftkjøretøy på det nasjonale jernbanenettet (førerforskriften).
0 Endret ved forskrift 27 nov 2009 nr. 1414.”

Opplæringsforskriften § 2. Krav om opplæring
”Den som driver jernbanevirksomhet skal sørge for at arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 kun utføres av personell som har gjennomgått den opplæring virksomheten krever.

Gjennomført opplæring skal sikre at arbeidsoppgavene utføres på en slik måte at det ikke innebærer en fare for trafikksikkerheten.”

Opplæringsforskriften § 3. Krav om plan for opplæring

”Den som driver jernbanevirksomhet skal utarbeide en plan for opplæring av personell med arbeidsoppgaver som nevnt i § 1.

Planen skal som et minimum inneholde:

  1. betegnelse på opplæringen,
  2. krav til forkunnskaper,
  3. innlæringsmål, samt innhold med pensumoversikt,
  4. varighet fordelt på teori og praksis,
  5. arbeidsform,
  6. maksimalt antall deltakere,
  7. kompetansekrav til opplæringspersonell,
  8. prinsipper for prøving,
  9. krav til eventuell praksis etter endt opplæring.”

Opplæringsforskriften § 4. Prøving
”Den som driver jernbanevirksomhet skal foreta vurderinger av den som gjennomgår opplæring som viser at målet for opplæringen er nådd.

Det skal avholdes skriftlig prøve for kunnskapsmål samt praktisk prøve for ferdighetsmål som må være gjennomført og bestått for at opplæringen skal anses godkjent.

Prøver kan avholdes muntlig dersom lese- og skriveferdigheter ikke er avgjørende for de aktuelle arbeidsoppgavene.”

Opplæringsforskriften § 5. Repetisjon av opplæring
”Den som driver jernbanevirksomhet skal fastsette omfang og frekvens for repetisjon av opplæring til de arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 for å sikre at opparbeidet kunnskap, opparbeidete ferdigheter og holdninger holdes ved like.”

Opplæringsforskriften § 6. Endringer av arbeidsoppgaver
”Den som driver jernbanevirksomhet skal iverksette etteropplæring eller eventuelt ny opplæring av personell som nevnt i § 1 dersom en arbeidsoppgave blir vesentlig endret. Opplæringen skal være tilpasset endringene.”

Opplæringsforskriften § 7. Opplæring for den som har hatt arbeidsavbrudd
”Den som driver jernbanevirksomhet skal iverksette repetisjon av opplæring eller tilleggsopplæring dersom personellet ikke lenger innehar nødvendige kunnskaper på grunn av arbeidsavbrudd.”

Opplæringsforskriften § 8. Dokumentasjon av opplæringen
”Den som driver jernbanevirksomhet skal kunne dokumentere hvordan opplæringen gjennomføres, herunder hvilken opplæring hver enkelt som utfører arbeidsoppgaver som nevnt i § 1 har gjennomgått.”

Tilsynet har utarbeidet kommentarer til alle de sentrale bestemmelsene som er angitt over. Erfaringsmessig er kommentarene lite kjent av virksomhetene. Kommentarene er tilgjengelige under Lover og forskrifter.

5 Kompetansestyring – et element av sikkerhetsstyringen

Sikkerhetsstyringsforskriften §§ 2-2 og 3-1 og kravforskriften §§ 2-2 og 3-1 krever at jernbanevirksomheten skal utøve systematisk sikkerhetsstyring. Det innebærer bl.a. at jernbanevirksomhetene skal utøve kompetansestyring, som er en del av sikkerhetsstyringen, på en logisk og systematisk måte.

Vår erfaring tilsier at virksomhetene i for stor grad overlater initiativet til den enkelte medarbeider med å utforme kompetansekrav og ikke minst til å ta initiativ til opplæring og kursdeltakelse. Det er positivt og viktig at den enkelte medarbeider engasjerer seg, men det er virksomheten som er ansvarlig for at behovet for kompetanse ivaretas på en systematisk og styrt måte.

Sikkerhetsstyringsforskriften § 5-2 krever videre at
”Jernbanevirksomheten skal ha tilgjengelig den kompetanse som er nødvendig for at virksomheten drives innenfor akseptabel risiko” og at ”Egne ansatte og ansatte hos leverandører som utfører oppgaver av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerhet skal ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgavene”.

Kravforskriften § 5-2 har en tilsvarende bestemmelse.
”Jernbanevirksomheten skal ha tilgjengelig den kompetanse som er nødvendig for at virksomheten skal drives innenfor akseptabel risiko.” og at ”Egne ansatte og ansatte hos leverandører, som utfører oppgaver av betydning for jernbanevirksomhetens arbeid med sikkerhet, skal ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgavene.”

Bestemmelsen innebærer for det første at virksomheten må ha identifisert hvilke arbeidsoppgaver som har sikkerhetsmessig betydning og hvem som utfører disse arbeidsoppgavene. For det andre må virksomheten ta stilling til hvilken minimumskompetanse som er nødvendig for å utføre disse arbeidsoppgavene slik at sikkerheten ved driften er forsvarlig.

Disse to elementene må være på plass før rekruttering, planlegging og gjennomføring av opplæring, kontroll av kompetanse og annet arbeid i kompetansestyringen kan utføres på en tilfredsstillende måte.

Kompetansestyring figur-1

Kompetansestyring figur 1.

6 Erfaringer og tips

6.1 Erfaringer og tips for identifisering av arbeidsoppgaver og personell med oppgaver av sikkerhetsmessig betydning

Dersom virksomhetene skal oppfylle kravet om at ”personell som utfører arbeidsoppgaver som er av betydning for sikkerheten skal ha tilstrekkelig kompetanse i forhold til oppgavene” må virksomhetene først kartlegge sikkerhetsmessige arbeidsoppgaver og det personell som utfører disse arbeidsoppgavene.

I forbindelse med tilsyn erfarer vi ofte at virksomhetene ikke kan vise at dette er gjort på en systematisk måte; særlig hva gjelder personell i ikke-operative stillinger som for eksempel utfører RAMS-arbeid, behandler uønskede hendelser, gjennomfører interne revisjoner, utformer avtaler med sikkerhetsmessig innhold eller er ledere eller kravstillere til operativt personale. Herunder erfares ofte at virksomheten ikke har sørget for at personell med sikkerhetsmessige oppgaver er identifisert hos leverandører.

6.2 Erfaringer og tips knyttet til utforming av kompetansekrav

Etter at virksomhetene har identifisert personell som utfører arbeidsoppgaver som er av betydning for sikkerheten, må det tas stilling til hvilke minimumskrav som må stilles til kompetanse for at disse arbeidsoppgavene skal kunne utføres slik at sikkerheten ivaretas på en forsvarlig måte.

I tilsynets kommentarer til sikkerhetsstyringsforskriften § 5-2 første ledd heter det:

”For å sikre at nødvendig kompetanse er tilgjengelig må jernbanevirksomheten må kartlegge behov for, og beskrive krav til, kompetanse knyttet til gjennomføring av hver arbeidsoppgave som kan ha betydning for sikkerheten. Jernbanevirksomheten skal ha tilgang til den kompetanse som er nødvendig for å drive innenfor akseptabel risiko, enten internt eller gjennom en leverandør.”

Tilsvarende gjelder for kravforskriften § 5-2:

”For å sikre at nødvendig kompetanse er tilgjengelig må jernbanevirksomheten kartlegge behov for, og beskrive krav til kompetanse knyttet til gjennomføring av hver arbeidsoppgave som kan ha betydning for sikkerheten. Jernbanevirksomheten skal ha tilgang til den kompetanse som er nødvendig for å drive innenfor akseptabel risiko, enten internt eller gjennom en leverandør.”

Tilsynets erfaring er at det er mangler i virksomhetenes kompetansekrav. For eksempel konstateres at kompetansekrav for en stilling eller funksjon er utformet for å avspeile kompetanse til den person som innehar stillingen/funksjonen, uten at det er tatt stilling til det reelle behovet for kompetanse. Kompetansekrav blir derved begrenset til en passiv beskrivelse av den kompetanse virksomheten besitter, i stedet for å definere et minimumskrav til kompetanse som kan brukes som underlag for rekruttering, utarbeidelse av opplæringsplaner mv.

Noen ganger fører det til at kompetansekrav er langt mer omfattende enn det som er nødvendig for å ivareta sikkerheten. Andre ganger kan virksomheten være redd for å definere nødvendige krav som stillingsinnehaveren ikke møter.

Dersom virksomhetene har personell som ikke møter minimumskravene kan dette kompenseres ved nødvendige tiltak som for eksempel: Å gjennomføre opplæring som fører til at stillingsinnehaveren møter kravene, å overføre enkelte arbeidsoppgaver til annet personell som har nødvendig kompetanse eller at en annen person overvåker eller bistår ved utførelsen av enkelte oppgaver (eventuelt for en begrenset periode).

Når hensiktsmessige og dekkende kompetansekrav er etablert, blir prosessen med å evaluere faktisk kompetanse mot kompetansekrav og påfølgende etablering av opplæringsplaner enklere å gjennomføre.

Erfaringen tilsier at dersom man ikke har utformet kompetansekravene med tanke på bruk i en slik prosess er de lite anvendelige i kompetansestyringen.

Her følger omtale av en del mangler knyttet til kompetansekrav som tilsynet har identifisert i sin tilsynsvirksomhet og noen tips om hvordan manglene kan forebygges:

1. Mangelfull systematikk

Tilsynet har konstatert at jernbanevirksomhetene ikke alltid kan redegjøre for den hensikt og de prinsipper og rutiner som ligger til grunn for fastsettelse av kompetansekrav.

Kravet til systematisk sikkerhetsstyring innebærer at virksomheten må kunne vise til interne bestemmelser som beskriver hvordan kompetansekrav fastsettes på en systematisk og tilfredsstillende måte, eller det må kunne redegjøres for hvilken logikk og hvilke prinsipper som ligger til grunn for utformingen av etablerte kompetansekrav. Erfaringen viser at mange virksomheter overlater til den enkelte leder eller avdeling å fastsette kompetansekravene på sin egen måte uten interne retningslinjer.

2. Mangel på samsvar mellom arbeidsoppgaver og kompetansekrav

En ikke uvanlig mangel som avdekkes i revisjoner er at ikke alle sikkerhetsmessige arbeidsoppgaver i en funksjon er dekket av kompetansekrav.

Alternativt konstateres at det er satt kompetansekrav som er knyttet til en arbeidsoppgave uten at det er samsvar mellom oppgavens detaljeringsnivå og detaljeringsnivået til kompetansekravet. Dersom en stilling/funksjon for eksempel innebærer å utføre risikoanalyser bør kompetansekravet utformes for å sikre at personellet har utdanning, opplæring, kurs og/eller erfaring som setter vedkommende i stand til å utføre en risikoanalyse i henhold til aktuell metodikk og kompleksitet.

Dersom stillingsinnehaveren har en oppgave som bare innebærer å bruke resultatet av en risikoanalyse uten selv å utføre den, kan kompetansekravet begrenses til å sikre at vedkommende skal kunne forstå resultatet av en analyse og de begrensninger som gjelder for bruken av analysen. Dersom en slik nyansering ikke er gjort i kompetansekravene blir det krevende å identifisere opplæringsbehov og fastsette en relevant opplæringsplan.

3. Begrepsbruk i kompetansekrav til ulike funksjoner er ikke harmonisert

Begreper som kunnskap, kjennskap, kompetanse osv brukes erfaringsmessig om hverandre uten at nyansene er gjennomtenkt og definert. Likedan brukes ofte gradsangivelser som dyp kunnskap, bred kunnskap, relevant kunnskap, dokumentert kunnskap, oppdatert kunnskap osv uten at kategoriseringen er konsekvent og gjennomtenkt. Kravet til systematisk sikkerhetsstyring innebærer at virksomheten må kunne redegjøre for valg av de ulike begreper og gradsangivelser.

Erfaring tilser at det er hensiktsmessig at disse begrepene bør være klart beskrevet i interne bestemmelser nevnt ovenfor i punkt 1.

Vurdering av opplæringsbehov basert på en slik vilkårlig begrepsbruk er erfaringsmessig krevende.

4. Kompetansekrav skiller ikke i nødvendig grad mellom holdninger, kunnskaper og ferdigheter

Kompetansekrav skal sikre at holdninger, kunnskaper og ferdigheter er tilfredsstillende etter hva som er relevant for funksjonen.

5. Manglende formalisering av kompetansekrav

En erfaring fra tilsyn er at kompetansekrav ikke er formelt inkludert i sikkerhetsstyringssystemet, for eksempel ved at de bare er utformet i en stillingsannonse.

6. Erfaring som kompensasjon for formell utdanning

Det er ikke uvanlig at kompetansekrav angir at lang erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning/kursing. Så fremt det er vurdert og kan godtgjøres at omfang og innhold av en type erfaring gir tilsvarende kompetanse som et kurs eller en utdanning, er det ikke til hinder å anvende en slik bestemmelse.

I forbindelse med tilsyn har vi imidlertid erfart at det til en funksjon er satt både krav til formell utdanning og til lang erfaring, samtidig som det er angitt at lang erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning. Slike kriterier gir lite mening og er ikke egnet til bruk i kompetansestyringen.

7. Kompetansekrav for gruppefunksjoner

Enkelte oppgaver utføres av grupper. Det kan for eksempel gjelde risikoanalyser, RAMS-grupper, ulykkesgranskninger eller interne revisjoner. Erfaringsmessig har ikke virksomhetene alltid tatt stilling til krav til en gruppes samlede kompetanse.

8. Kompetansekrav for stedfortredere

Erfaringsmessig sikrer ikke virksomhetene alltid at dekkende kompetansekrav er etablert for stedfortredere eller at stedfortreder faktisk har nødvendig minimumskompetanse. Dersom en stedfortreder ikke har nødvendig kompetanse på alle oppgaver, kan omfanget begrenses til de oppgaver der stedfortrederen faktisk har kompetanse. Erfaringen viser at virksomhetene ikke alltid har tatt stilling til en slik avgrensning for stedfortredere. Det er viktig å ha gjennomtenkt dette før et akutt behov oppstår.

9. Avstemming av kompetansekrav/kompetansenivå mot detaljeringsnivå i de relevante prosedyrer

For enkelte typer oppgaver (men ikke alle) er det stor fleksibilitet mht hvordan et tilfredsstillende resultat oppnås. Andre typer av sikkerhetsrelaterte oppgaver må utføres på en bestemt måte. Dersom kompetansen er høy, kan detaljeringsgraden i prosedyrer og instrukser være tilsvarende mindre detaljerte. Virksomhetene bør derfor ha vurdert at balansen mellom kompetansekrav/opplæring/kompetanse på den ene side og detaljeringsgrad i bestemmelser er slik at sikkerheten ivaretas på en tilfredsstillende måte.

6.3 Erfaringer og tips knyttet til førers strekningsskompetanse

Førers kunnskap om de strekninger de kjører på er en viktig faktor for å ivareta jernbanesikkerheten. Virksomhetene må sikre førerens kompetanse på strekningene bl.a. ved å ta inn førerforskriftens bestemmelser i interne bestemmelser.

Tilsynet har gjennom flere år hatt fokus på førers strekningskompetanse og i 2012 ble det foretatt en kartlegging av de regimer jernbanevirksomhetene har etablert for å ivareta jernbanelovgivningens bestemmelser. Resultatet av dette tilsynet er oppsummert i tilsynets rapporter 2013-18 og 2014-26.

6.4 Erfaringer og tips knyttet til beredeskapskompetanse

Opplæringsforskriften, sikkerhetsstyringsforskriften og kravforskriften krever at virksomheten har nødvendig og tilstrekkelig kompetanse for å håndtere nødsituasjoner og andre situasjoner som kan innebære en fare for sikkerheten .

Erfaringsmessig sikrer ikke virksomhetene alltid at dekkende kompetansekrav er etablert for stedfortredere i beredskapsorganisasjonen eller at stedfortreder faktisk har nødvendig minimumskompetanse. Dersom en stedfortreder ikke har nødvendig kompetanse på alle oppgaver kan omfanget begrenses til de oppgaver der stedfortrederen faktisk har kompetanse. Erfaringen viser at virksomhetene ofte ikke har tatt stilling til en slik avgrensning for stedfortredere. Det er viktig å ha gjennomtenkt dette før et akutt behov oppstår.

6.5 Erfaringer og tips knyttet til opplæring og opplæringsplaner

Kompetanseveiledning_figur-2

Kompetanseveiledning figur 2.

Opplæringsforskriften setter spesifikke krav vedrørende opplæring for personell som omfattes av forskriften. Tilsynet erfarer at jernbanevirksomhetene ofte overser at det er krav til opplæringsplaner også for annet personell så som vedlikeholdspersonell, linjeledere og stabsfunksjoner av betydningen for sikkerheten som ikke er omfattet av opplæringsforskriftens mer spesifikke krav.

I tilsynets kommentarer til sikkerhetsstyringsforskriften § 5-3 første ledd heter det:

”Det er jernbanevirksomhetens ansvar å sørge for at behovet for kompetanse oppfylles gjennom planmessig opplæring tilpasset den enkelte stilling, funksjon eller oppgave. Videre skal jernbanevirksomheten sørge for at kompetansen vedlikeholdes gjennom en planmessig etteropplæring. Opplæringsprogrammer skal også omfatte regler for regelmessig undersøkelse av personellets kompetanse når dette er nødvendig. For enkelte arbeidsoppgaver med spesielt stor operativ betydning for sikkerheten er det fastsatt særskilte krav til opplæring i forskrift 18. desember 2002 nr. 1679 om opplæring av personell med arbeidsoppgaver av betydning for trafikksikkerheten ved jernbane, herunder sporvei, tunnelbane og forstadsbane m.m. (opplæringsforskriften). I tillegg finnes det krav til opplæring og utstedelse av førerbevis i forskrift 27. november 2009 nr. 1414 om sertifisering av førere av trekkraftkjøretøy på det nasjonale jernbanenettet (førerforskriften).”

For personell som omfattes av opplæringsforskriften erfares at virksomhetene ikke alltid har satt seg inn i opplæringsforskriftens konkrete bestemmelser og sørget for at disse er oppfylt. Tilsynet har utarbeidet kommentarer til disse bestemmelsene som kan gi nyttig veiledning.

Videre er det tilsynets erfaring at virksomhetene i mange tilfelle baserer seg på opplæring gitt av personellets tidligere arbeidsgivere uten at virksomheten har forsikret seg om at den opplæring som er gitt, og de prøver som er avlagt, tilfredsstiller virksomhetens egne krav.

6.6 Erfaringer og tips knyttet til oppfriskning av kompetanse

Virksomhetene er erfaringsmessig flinkere til å sørge for at kompetanse innledningsvis er tilfredsstillende, enn at den holdes ved like; det være seg etter arbeidsavbrudd eller etter utdatering av kompetanse etter lang tids forløp. Dette gjelder særlig for ikke-operativt personell (personell som ikke er omfattet av opplæringsforskriften, men bare av sikkerhetsforskriftens/kravforskriftens bestemmelser).

I den grad det ikke er gitt særskilte føringer i forskriftene, kan virksomhetene selv velge om de utformer kompetansekravene slik at disse angir en ”holdbarhetsdato” for kompetanse eller om de utformer andre bestemmelser, for eksempel knyttet til opplæringsplaner, som sikrer oppfriskning av kunnskap.

Det erfares ofte at virksomhetene ikke er i stand til å redegjøre for og begrunne den praksis som er etablert hva gjelder oppfriskning av kompetanse. Det gjelder både for oppfriskning av kompetanse som omfattes av opplæringsforskriften og øvrig personell. Kravet til systematisk sikkerhetsstyring innebærer at de rutiner som følges mht oppfriskning av kompetanse ved endringer, etter arbeidsavbrudd eller over tid må ha en logikk og må kunne begrunnes.

I tilsynets kommentarer til opplæringsforskriften § 5 (Repetisjon av opplæring) heter det:

”Det er viktig at man ved repetisjonsopplæring belyser avvikssituasjoner, dvs. kunnskaper som ikke benyttes regelmessig og ferdigheter som ikke utføres regelmessig. Et eksempel på det er situasjoner når tekniske systemer settes ut av bruk, eller ikke fungerer. For å forebygge ulykker bør personalet kontinuerlig informeres om uønskede hendelser som skjer innenfor virksomheten. Den periodiske repetisjonen av opplæring kan være et hensiktsmessig forum for slik informasjon.”

6.7 Erfaringer og tips knyttet til dokumentasjon på opplæring og oppfriskning

Opplæringsforskriften (§8) setter eksplisitt krav til dokumentasjon på gjennomført opplæring.

Vår tilsynserfaring tilsier at virksomhetene ofte ikke kan dokumentere gjennomføring av opplæring og oppfriskning. Vanlige svakheter er:

  •  At visse typer viktige eller obligatoriske opplæringsaktiviteter som gjennomføres internt, ikke dokumenteres i det hele tatt (for eksempel deltakelse på opplasterkurs, opplæring i behandling av uønskete hendelser, opplæring i sporvisitasjon osv)
  • At virksomheten ikke har (eller har mangelfull) dokumentasjon på opplæring som er gjennomført hos tidligere arbeidsgivere eller hos eksterne kursholdere (for eksempel opplæring gitt til vedlikeholdspersonale av leverandører av rullende materiell eller signalanlegg)
  • At det overlates til den enkelte medarbeider å dokumentere egen opplæring
  • At opplæring er dokumentert i egne personalarkiver som er så tungt tilgjengelige at de ledere som har ansvar for å ta stilling til opplæringsbehov i praksis ikke får nødvendig oversikt.

Dersom virksomheten ikke har tilstrekkelig dokumentasjon på innhold i gjennomført opplæring vil virksomheten ikke ha grunnlag for å ta stilling til om kompetansekrav er oppfylt når disse endres. Virksomheten løper derved en risiko for å måtte gjennomføre opplæring på nytt.

7 Kompetanse hos leverandører

I tilsynets kommentarer til sikkerhetsstyringsforskriften § 5-1, andre setning heter det:

”Kompetansekrav for personell hos leverandør skal forankres, f.eks. gjennom avtale med leverandør. Alternativt kan det gjøres en dokumentert vurdering av leverandørenes egne kompetansekrav. ”

Tilsvarende gjelder etter kravforskriften § 5-1.

Det er verdt å merke seg at jernbanelovgivningens krav til sikkerhetsstyring gjelder uavkortet også for oppgaver som utføres av leverandører. Jf. egen veiledning om leverandørbruk som finnes på tilsynets hjemmeside. Det innebærer at de erfaringer og tips som er gitt i veiledningen i punktene foran, også må vurderes for det arbeid som utføres av leverandører. Vår erfaring ar at det gjøres i liten grad i kompetansestyringen.

8 Henvendelser

Tilsynet ønsker å sikre at aktørene er kjent med gjeldende regelverk. Tilsynet har derfor veiledning i fokus. De som ønsker utdypende informasjon, bes kontakte oss. Vi oppfordrer dessuten til å komme med tips om andre emner som dere mener bør være tema for veiledning.

Henvendelser rettes til:

Statens jernbanetilsyn
Postboks 7113 St. Olavs plass
0130 OSLO

eller til:
post@sjt.no